در پایان هر سال علاوه بر بایگانی، یکی دیگر از کارهای مهم شرکت‌ها و سازمان‌ها بستن سال مالی است. این کار در هر شرکت برعهده‌ی بخش مالی و حسابداری آن موسسه می‌باشد و درصورتیکه سال مالی را نبندند، امکان شروع سال مالی جدید و ثبت فعالیت‌ها امکان‌پذیر نخواهد بود. از آنجایی که تا پایان سال زمان کمی باقی مانده است، با ما همراه شوید تا بستن سال مالی را قدم به قدم با هم بررسی کنیم. درصورتیکه از نرم افزار حسابداری حسیب نت استفاده می‌کنید، جهت بستن سال مالی از آموزش بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری حسیب نت استفاده کنید.
بستن حساب در حسابداری چیست؟
در واقع مفهوم این عنوان صفر کردن مانده حساب‌های شما می‌باشد. به این معنی که امکان دارد هنگامی که مانده حساب خود را در پایان سال می‌گیرید، مبلغی به شما نشان داده شود. این مبلغ اگر مانده‌ی نهایی حساب‌های طرف بدهکار باشد، در حسابداری بستانکار سند می‌خورد و یا اگر مانده‌ی نهایی حساب‌های دارای مانده بستانکار باشد، بدهکار می‌شود. به این فرآیند، صفر کردن مانده یا بستن حساب می‌گویند.
در حسابداری سه نوع حساب وجود دارد که عبارتند از: حساب‌های دائمی (حسابی که مانده‌ی آن به سال یا دوره‌ی مالی بعد انتقال داده می‌شود)، حساب‌های موقت (این نوع مانده حساب تنها برای یک دوره یا سال مالی است و باید در انتهای دوره صفر شود) و حساب‌های مختلط (ترکیبی از مانده حساب‌های دائمی و موقت را حساب‌های مختلط می گویند).
مطالب مرتبط: سال مالی چیست؟
مزایای بستن سال مالی چیست؟
لازم است بدانید که چرا در پایان هر دوره یا سال مالی باید آن سال مالی را بست؟ بستن سال مالی دارای مزایایی است که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شروع مجدد شماره فاکتور، اسناد و ... از عدد یک
- محاسبه‌ی سود و زیان در انتهای دوره یا سال مالی و صفر کردن آنها در دوره مالی جدید
- جلوگیری از تراکم اسناد و فاکتورها
چه زمانی بستن حساب‌ها انجام می شود؟
فرآیند بستن حساب‌ها هم در طول دوره (سال مالی) و هم در انتهای دوره صورت می‌پذیرد. فرآیند بستن حساب‌ها در طول دوره‌ی مالی می‌تواند به خاطر قطع همکاری با یک مشتری یا شرکت باشد، اما در پایان دوره مالی، بستن حساب‌ها امری پیچیده محسوب می‌شود. در واقع چگونگی بستن حساب‌ها هم شامل نکاتی است که پیش از شروع باید رعایت شوند و هم دارای مراحلی است که بایستی به ترتیب صورت پذیرند.
نکات پیش از بستن سال مالی
- اعلان تمامی فعالیت‌ها
- بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
- اطمینان حاصل کنید که در جریان تمام حساب‌هایی که باید مانده آنها گرفته شود هستید.
- بازدید تمامی فاکتورها
- انجام انبارگردانی و کنترل درستی موجودی کالا در انبار
- بررسی اسناد و فاکتورهایی که بدون توجه به اصول و فنون حسابداری ثبت شده‌اند.
- کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق
- بررسی کاردکس (کارتی که در آن تعداد و تاریخ ورود و خروج کالای معینی به انبار ثبت شود)
- رسیدگی به سرفصل‌ها
- ویرایش موجودی کالاهای انبار و قیمت میانگین کالا
- مرتب کردن اسناد قبل از بستن حساب‌ها
مراحل بستن حساب‌های موقت در انتهای سال مالی
قدم اول: مبلغ مانده فروش یا درآمد سازمان و ... را بدهکار و سپس حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار کنید (حساب خلاصه سود و زیان حسابی است که مانده بستانکار آن نشان می‌دهد که درآمد یک دوره یا سال مالی شما نسبت به هزینه‌های آن بیشتر بوده و سود محسوب می‌شود و مانده‌ی بدهکار آن نشان‌دهنده‌ی هزینه بیشتر دوره مالی نسبت به درآمد است و زیان به حساب می‌آید).
قدم دوم: در این مرحله باید هزینه‌ها را ببندید. به اندازه‌ی مجموع تمامی هزینه‌ها، خلاصه سود و زیان را بدهکار و هزینه‌ها را بستانکار کنید.
قدم سوم: پس از انجام دو مرحله‌‌ی قبل، نوبت به بستن مانده حساب خلاصه سود و زیان می‌رسد. این مانده را برخی مواقع می‌توانید به حساب سرمایه انتقال دهید و برخی مواقع معاد جمع کل هزینه‌های خود، خلاصه سود زیان را بدهکار و هزینه‌ها را بستانکار کنید.
برای مثال این کار دو حالت دارد:
حالت اول: درج بسته شده حساب خلاصه سود و زیان با فرض گرفتن مانده بدهکار که در واقع زیان به حساب می‌آید و در این حالت با بدهکار کردن حساب سود (زیان) انباشته و بستانکار کردن حساب خلاصه سود و زیان انجام می‌شود.
حالت دوم: همچنین با فرض گرفتن مانده بستانکار یعنی سود، برعکس حالت اول اتفاق می‌افتد.
قدم چهارم: در آخر باید یک سری کار انجام شده و سپس حساب‌های دائمی را ببندید. این کارها شامل شناسایی و درج ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد می‌باشد.
بستن حساب های دائمی چگونه است؟
برای این کار شما از عملی به نام تراز اختتامیه استفاده می‌کنید. به این معنی که در ترازنامه اختتامیه کلیه حساب‌هایی که بدهکار هستند، بستانکار شده، حساب آن ترازنامه را بدهکار کرده و سپس کلیه حساب‌هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم.
پس از اینکه شما تمامی این مراحل را با دقت، کامل و به ترتیب انجام دادید، نوبت به صدور اسناد افتتاحیه می‌رسد. به این صورت که حساب‌های دارای مانده‌ی بدهکار در تراز اختتامیه را بدهکار و حساب تراز افتتاحیه را بستانکار کنید. درصورتیکه به سرفصل‌گذاری علاقه ای ندارید، می‌توانید هنگام بستن حساب‌های پایان دوره یا سال مالی، تمامی حساب های بستانکار را بدهکار نمایید و برعکس...
حال صدور سند افتتاحیه را انجام دهید؛ یعنی یک سند افتتاحیه باز کرده و تاریخ آن را روز اول از اولین ماه سال جدید ثبت کنید. همچنین شرح این سند را "سند افتتاحیه" یادداشت کنید. مانده حساب‌های دائمی سال‌های قبل مانند دارایی (جاری و غیر جاری)، سرمایه و بدهی‌های جاری و غیر جاری را در سند افتتاحیه ثبت کنید.