با توجه به حجم عملیات دریافت و پرداخت در برخی موسسات، ممکن است صندوقدار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه این مبلغ اضافه یا کسر، دارای اهمیت باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى درصورتىکه این مبلغ ناچیز بوده و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد.
براى این کار از حسابى به نام کسرى و اضافات صندوق استفاده مى شود. بدینترتیب اگر صندوق کسرى داشته باشد، حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مىگردد و درصورتىکه حساب صندوق اضافه داشته باشد، حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مىگردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد، طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مىباشد.
در هر دو حالت، با توجه به تصميمات بعدى مديريت، يا مقررات جارى آن موسسه، مانده بدهكار يا بستانكار حساب كسری و اضافات صندوق ممكن است به بدهكار يا بستانكار حساب صندوقدار (بدهى يا طلب وى) و يا به عنوان هزينه يا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد. همچنین در برخى از موسسات، ماهانه مبلغى به عنوان كسر صندوق به صندوقدار پرداخت مىگردد. در اين حالت صندوقدار مسول جبران كسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نخواهد گرفت.
برای آشنایی بیشتر به مثال زیر توجه کنید.
مثال: شركت آرین در طى دوره مالى، طی دريافتها و پرداختهاى نقدى دچار كسور و اضافات صندوق شده است. برای مثال در اواسط مهر ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 100000 ريال، اما وجه نقد در اختيار صندوقدار 110000 ريال بوده و در اواسط بهمن ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 120000 ريال و وجه نقد در اختيار صندوقدار 115000 ريال است. مطلوبست ثبت حساب كسور و اضافات و انتقال آن به حساب صندوقدار.
1. اواسط مهر ماه
حساب صندوق 10000
حساب كسری و اضافات صندوق 10000
----------------------
ثبت بابت اضافات صندوق (افزايش موجودى صندوق)
2. اواسط بهمن ماه
حساب كسری و اضافات صندوق 5000
حساب صندوق 5000
----------------------
ثبت بابت كسری صندوق (كاهش موجودى صندوق)
3. پايان سال
حساب كسرى و اضافات صندوق 5000
* حساب جارى صندوقدار 5000
----------------------
ثبت بابت انتقال كسور و اضافات به حساب صندوق دار
* نكته: در ثبت شماره 3 مىتوان بهجاى حساب جارى صندوقدار، از حساب درآمد متفرقه نيز استفاده نمود.
مطالب مرتبط