اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری 

اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری در چیست؟ امروزه سازمان‌های بیشتر و بیشتری در حال تغییر مسیر به سمت استفاده نرم افزارهای حسابداری برای اداره امور مالی خود هستند؛ به همین جهت باید دلایل مهمی برای این کار وجود داشته باشد. اگر شما هم در نظر دارید که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خودتان پیاده سازی کنید، یکی از موارد اصلی بررسی و انتخاب درست مسیری است که با استفاده از آن قادر به سازماندهی کارهای حسابداری خود باشید.

در این مطلب به بیان خلاصه‌ای از چرایی اهمیت نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کار و اینکه چرا نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای مختلف مفید است خواهیم پرداخت.

1. محاسبه ساده و آسان انواع مالیات با استفاده از نرم افزار حسابداری

با استفاده از یک سیستم حسابداری خوب فقط کافی است تا مقدار پول و یا سرمایه‌ای را که خرج و یا دریافت می‌کنید، به صورت سازمان یافته ثبت کنید. این کار این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا در هنگام جمع آوری و صدور اسناد و رسید به یک حسابدار، این کار را به آسان‌ترین و راحت‌ترین روش ممکن انجام دهید. نتایج و سوابق جمع‌آوری شده کار حسابداران شما را در انجام محاسبات مالیاتی آسان‌تر خواهد کرد. علاوه بر ایت برخی از نرم افزارها قوانین دفاتر مالیاتی را با استفاده از فرمول بندی صورتحساب به صورت خودکار انجام می‌دهند، به طوری که شما هرگز در طول فصول مالیاتی با دردسر مواجه نخواهید شد.

2. با استفاده از نرم افزار حسابداری کارهای غیر ضروری خود را خودکار کنید

واضح است که ورود اطلاعات یک پروسه بسیار وقت گیر است. در حالی که سیستم های حسابداری متداول، با استفاده از استراتژی موجود در برنامه های پرداخت خودکار، به شما این اجازه را می‌دهند تا فقط یک بار اطلاعات مشتری را وارد کنید. روال‌های پرداختی مشتری و تاریخ‌های هر خرید به عنوان مرجع برای ردیابی استفاده می شوند. همچنین این اطلاعات جهت ارجاع‌های بعدی مشتری نگهداری می‌شوند. هنگامی که جمع آوری پرداختی ها انجام شود، پس از آن بدون انجام دادن هیچ کار اضافه‌ای نوبت به دریافت پول‌ها و قسط ها خواهد رسید. تمام تاریخچه‌ تراکنشات و معاملات بدون نیاز به وارد کردن به صورت دستی و جداگانه، در سیستم به طور خودکار ذخیره می‌شود. این روش نه تنها موجب صرفه‌جویی در وقت شما شده، بلکه باعث حذف تمامی خطاهای ورود اطلاعات به صورت دستی نیز خواهد شد.

3. انجام تمامی محاسبات ریاضی از طریق نرم افزار حسابداری

حتی اگر شما از جمله افرادی هستید که در ریاضیات فوق العاده هستید، باز هم دقت یکی از جنبه‌های حیاتی در فرآیندهای حسابداری بشمار می‌آید. علی‌رغم دسترسی داشتن به تمام سوابق مالی در شرکت شما، باز هم ممکن است خطاها، ویرایش‌ها و یا اشکالاتی در محاسبات‌تان وجود داشته باشد که برای اصلاح آن‌ها باید از وقت و پول خود هزینه کنید. اهمیت این مطلب هنگامی بیشتر می‌شود که باید با رشد کسب و کارتان و کارکنان بیشتر، مالیات، صورتحساب‌ها و پرداخت‌های ضرب الاجلی را هم اداره کنید. علاوه بر این با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خواهید توانست کسری‌های اسناد مالی خود را در سیستم مدیریت کنید. 

4. استفاده از فاکتورهای دیجیتالی با استفاده از نرم افزار حسابداری

در دنیای مدرن امروز استفاده از کاغذ در حال منسوخ شدن است. امروزه بسیاری از فرآیندها با استفاده از تکنولوژی در حال انجام شدن هستند. حتی پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2022، هفتاد درصد از تعاملات نرم افزاری شرکت‌ها از طریق دستگاه‌های تلفن همراه اتفاق بیافتد، که این امر خود بر اهمیت پیشگیری از رقبا تأکید خواهد کرد. برای مثال ارسال یک صورت حساب دیجیتالی به مشتری از طریق ایمیل هم برای شما و هم مشتریان‌ بسیار راحت‌تر و مناسب‌تر است. از این طریق مشتریان خواهند توانست پرداخت‌های خود را تنها با چند کلیک انجام دهند که بسیار آسان‌تر خواهد بود. بسیاری از سیستم‌های حسابداری امروزه با کانال‌های پرداختی مختلفی ادغام می‌شوند که این اجازه را می‌دهند تا از کارت های اعتباری، سیستم‌های انتقال بانکی و کیف پول الکترونیکی برای پرداخت های خود استفاده کنید.

5. نظارت بر مبالغ در حال گردش با استفاده از نرم افزار حسابداری

مدیریت یک کسب و کار نیازمند مقداری خالص از پول نقد معادل قیمت نقدی می‌باشد، که در حساب‌های مالی شما جریان دارد. نظارت بر تمامی تراکنش های پرداختی می‌تواند به معنای تخصیص دادن ساعتهای مفید و پربار به نگاهی گذرا کردن به لیست تماس، فایل ها و صفحات اکسل بدون یک برنامه حسابداری برای ساده کردن تسک ها باشد. نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا بتوانید معاملات خود را در بالاترین سطح کنترل کنید و پرداخت های نقدی، صورتحساب ها و سر رسید پرداخت های خود را در میان سایر معاملات و تراکنش ها پیگیری کنید، تا مطمئن شوید هیچ یک از تراکنش های مهم مالی خود را از دست نخواهید داد. یک سیستم حسابداری به محض سر رسید تمامی صورت حساب ها آن ها را پیگیری می کند. بنابراین می توانید به جای چک کشیدن برای پرداختی هایی که موعد آن ها می رسد برای پرداخت از طریق وجوه نقدی خود برنامه ریزی کنید. داشتن اظهار نامه های مالی فرموله و رسمی مانند ترازنامه های سود و زیان نیز برای ارزیابی پیشرفت کسب و کار شما لازم است.

6.کاهش هزینه ها با استفاده از نرم افزار حسابداری

اتومات شدن کارهای حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری باعث صرفه جویی در هزینه ها در بلند مدت خواهد شد.همچنین این نرم افزارها نیاز به استخدام یک حسابدار و یا اختصاص ساعات اضافی برای کنترل آن ها در جهت رسیدگی به تمامی دفاتر مالی، صورتحساب ها و تراکنش ها را حذف خواهد کرد.   در کسب و کار، زمان معادل پول است و بهینه سازی این فرایند به میزان قابل توجهی ساعات حسابداری را کاهش می دهد. علاوه بر این، این نرم افزار دارای مدل های قیمت گذاری مبتنی بر اشتراک است که با هزینه های کم به صورت ماهانه یا سالیانه قابل پرداخت می باشد. اشتراک داشتن خدماتی نظیر به روزرسانی های منظم، پشتیبانی و سایر ابزارهایی که باعث افزایش تمرکز بر روی عملکرد واقعی کسب و کار شما می شود را ارائه میدهد.