در تعریف کدینگ حسابداری یکی از سطوح پايانی حسابداری، حساب تفصیلی است. این سطح حساب عموما زیرمجموعه حساب های معين است. در تعریف حساب های تفصیلی در بسیاری از موارد ناچار به استفاده از یک حساب تفصیلی در
چند حساب معین مختلف هستیم، بهطور مثال یک حساب بانکی با معینهای بانکها، اسناد در جریان وصول و اسناد پرداختنی در ارتباط است. يک شخص اگر هم سهامدار باشد هم کارمند مجموعه، میتواند گردش مالی در معين جاری شرکا، جاری کارکنان، وام کارکنان و معینهای ديگر داشته باشد.
شاید برایتان سوال باشد که چرا باید از حساب های تفصیلی شناور استفاده کنیم. برای پاسخ به این سوال دو حالت زیر را بررسی میکنیم.
اگر از حساب تفصیلی شناور استفاده نكنیم
زير هر حساب معین حسابهای تفصیلی مربوط به همان حساب معین مشخص خواهد شد. از محاسن این روش سادگی تعریف کدینگ حسابها و سادگی صدور سند حسابداری میباشد. معایب این روش نيز سختی گزارشگیری تجمیعی و مقایسهای از يک تفصیل میباشد؛ بهطور مثال، شما اگر نیاز داشته باشید مستقل از یک معین، مانده حساب یکی از شرکا را بدانید باید مانده هریک از حسابهای شخص را گرفته و سرجمع آنها را محاسبه كنید.
زمانی كه شما بخواهید این گزارش را برای مراکز هزينه یا پروژهها بگیرید و مقایسهای بین هزینه و در آمدهای یک پروژه یا مقايسه دو یا چند پروژه را با هم انجام دهید، تهیه چنين گزارشهایی بسیار زمانبر و سنگین خواهد بود.
پس برای حل این مشکل از روش دوم یا تفصیلی شناور استفاده خواهیم کرد.
استفاده از حساب تفصیلی شناور
در این روش کد تفصیلی را از معین جدا کرده و هر حساب تفصیلی بهطور مستقل تعریف میشود. هنگام ثبت سند حسابداری، سطح معین و تفصیلی به تفکیک درج میشوند. در این روش برای هر تفصیل در کل سیستم، یک کد واحد
خواهیم داشت. به همین دلیل به این روش تفصیلی واحد گفته میشود و چون این تفصیلی میتواند با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن تفصیلی شناور نيز گفته میشود. در این حالت دیگر لازم نیست برای گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشته باشیم.
مطالب مرتبط
از معایب اين روش پیچيدگی تعریف حسابها میباشد كه البته در مقابل امکاناتی که در اختيار ما میگذارد قابل چشمپوشی است.
محاسن این روش گزارشگیری بسيار قوی و پویا است. شما میتوانید گردش و تراز هر حساب تفصیلی را در یک معين
مشخص یا در تمامی معینها، به صورت سرجمع یا به تفکیک به راحتی گزارشگیری نمایید.