موجودی کالا یکی از موراد مهم دارایی‌هاست و در پایان هر دوره مالی، ارزش موجودی‌ها تأثیر قابل‌ملاحظه‌ای در میزان سود و زیان شرکت‌ها خواهند داشت. از همین رو در حسابداری لازم است تا در هر دوره مالی، حداقل یک بار کل موجودی‌های یک موسسه شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی کالا در سیستم اطمینان حاصل شود. به این عملیات و فعالیت‌ها انبارگردانی گفته می‌شود. در این مطلب قصد داریم به بررسی انبارگردانی، مراحل کار، انواع، اهداف و مزایای این کار بپردازیم.
انبار چیست؟
به محلی که یک یا چند نوع کالا اعم از صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف که همگی برپایه‌ی یک سیستم صحیح طبقه‌بندی شده‌اند، انبار می‌گویند.انبار از لحاظ شکل می‌تواند به حالت پوشیده، سرپوشیده، هانگارد و باز یا محوطه دسته‌بندی شود.
هدف از داشتن یک انبار برای کسب و کارهای محتلف متفاوت است اما در حالت کلی 4 مورد زیر از جمله مواردی می‌باشد که ممکن است انگیزه شما از داشتن انبار باشد: 1. دریافت کالا 2. جابجایی کالا 3. نگهداری و 4. تحویل کالا
انبارگردانی چیست؟
یکی از عملیات مهم و اکثرا زمان‌بری که در یک انبار صورت می‌پذیرد عملیات انبارگردانی می‌باشد. در واقع یکی از رایج‌ترین و دقیق‌ترین روش‌های کنترل موجودی کالاهای انبار، انبارگردانی است. در عملیات انبارگردانی، موجودی واقعی کالاها در انبار شمارش شده و سپس با موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم افزار حسابداری مطابقت داده می‌شود. طبق استانداردهای حسابداری لازم است تا دست کم سالی یک بار در انبار شرکت‌های صنعتی، تولیدی، بازرگانی و … انبار گردانی انجام شود.
اصلی‌ترین هدف از انبارگردانی، شمارش موجودی کالاها برای اطمینان حاصل کردن از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاها می‌باشد. دلایل مختلفی همچون اشتباه در ثبت ورودی و یا خروجی کالا در سیستم حسابداری، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی همچون خرید و یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سوءاستفاده‌های احتمالی، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی می‌شود. به همین دلیل لازم است انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص انجام شود که این فواصل با در نظر گرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود.
چرا باید انبارگردانی کنیم؟
اکنون که با انبارگردانی و هدف از انجام آن آشنا شدیم، در ادامه به مزایای آن خواهیم پرداخت:
- حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
- کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
- جلوگیری از زیان ناشی از تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
- جلوگیری از ثبت سفارش های تکراری
- فراهم آوردن امکان گزارش گیری از موجودی کالا، میزان تولید، میزان مصرف مواد اولیه و …
- شناسایی کالاهای تندگردش و استقرار و نگهداری آن در قفسه های ورودی انبار
مراحل انبارگردانی چگونه است؟
قبل از شروع عملیات انبارگردانی باید با واحد حسابداری و مالی شرکت هماهنگی‌های لازم صورت بگیرد و شخصی مورد اعتماد مسئول عملیات انبارگردانی شود. این شخص که سرپرست این عملیات است باید دستورالعملی جهت انبارگردانی تهیه کند. بهتر است انبار برای راحتی کار مرتب گشته و کالاهای مشابه و یکسان، ضایعات و… تفکیک شده باشند و همچنین برای جلوگیری از شمارش مجدد و رخ دادن اشتباه از برچسب شمارش کالا استفاده گردد.
مهم است بدانید که یکی از اصول مهم انبارگردانی این است که در زمان انجام عملیات انبارگردانی ورود و خروج کالا در انبار ممنوع می‌باشد. در مواقع ضروری در صورت ورود یا خروج کالا، این کار حتماً باید با نظارت سرپرست انبارگردانی انجام بگیرد و حواله و رسیدهای آن باید به امضاء ایشان رسیده و مشخص گردد که خروج یا ورود کالا قبل و یا بعد از انبارگردانی بوده است.
معمولاً در انبارگردانی، برای بالا بردن دقت، کالاها بیش از یک بار شمارش می‌شوند و روش شمارش بدین ترتیب است که شمارش اول با موجودی سیستم مقایسه می‌شود. سپس کالاهایی که در موجودی نرم افزار و شمارش اول مغایرت دارند لیست شده و برای مرتبه دوم شمارش می‌شوند. درصورتیکه شمارش دوم با شمارش اول یکسان باشد، مقدار شمارش‌شده تأیید گردیده و به‌عنوان مقدار صحیح انبار اصلاح می‌شود. در غیر این صورت موجودی برای بار سوم شمارش شده و تعداد شمارش‌شده در مرحله سوم به عنوان تعداد صحیح شناخته می‌شود.
مراحل انبارگردانی به شرح زیر می‌باشد:
- تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا
- فراهم سازی مایحتاجی نظیر فرم ها، ابزار و وسایل شمارش
- تعیین سرپرست عملیات انبار گردانی که سرپرستی شمارش را انجام خواهد داد و گروه کنترل
- تعیین گروه های شمارش و انجام آموزش های لازم
- آماده سازی انبار و کنترل و تفکیک موجودی های قابل شمارش
- شناسایی و تفکیک کالاهای امانی
- شناسایی و تفکیک ضایعات و لوازم اسقاطی
- شناسایی و تفکیک کالاهای راکد و کند گردش
- ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار پیش از شروع عملیات
- شمارش موجودی
- تایید نهایی و امضا برگه های شمارش شده توسط سرپرست شمارش
- در پایان، تهیه صورت جلسه از چگونگی انجام انبارگردانی
در این میان نرم افزار حسابداری قدرتمند حسیب نت با امکانات فراوان در زمینه تعریف و اصلاح کالا، ثبت موجودی و گردش کالا و همچنین گزارش‌های متعدد، فرآیند انبارگردانی را برای کسب و کارهای مختلف ساده کرده است. برای آشنایی با نحوه انبارگردانی و بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری حسیب به صفحه انبارگردانی و بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری حسیب نت مراجعه کنید.
