گزارشات / لیست مرجع کالا
اسامی کل کالاها در انبارها به همراه جمع کل هر کالا در کل انبارها در لیست مرجع کالا قرار دارد. به محض ورود کاربر به این فرم، سیستم شروع به محاسبه و نمایش لیست مرجع می‌نماید. همچنین جهت تعریف کالای جدید و یا تصحیح مشخصات کالاهای قبلی از لیست مرجع استفاده می‌شود. اگر تنظیمات نرم افزار و مشخصات کالا بگونه‌ای باشد که کالا بتواند از دو واحد استفاده کند و واحد دوم با واحد اول رابطه‌ی مستقیم داشته باشد، در ستون مقدار مظروف، تعداد ظرف‌ها (واحد دوم) نیز مشاهده خواهد شد. کاربر می‌تواند با لیست کرکره‌ای شاخص ترتیب، لیست مرجع را برحسب مشخصه‌های مختلف مرتب کند. به محض ورود چند حرف در جعبه متن جستجو، سیستم در ستونی که در لیست کرکره‌ای “شاخص ترتیب” معین شده است؛ به دنبال کالا می‌گردد و ردیف آن را به رنگ قرمز نمایش می‌دهد.
برای تعریف کالا/خدمات جدید در لیست مرجع کلید 
(کالای جدید) را کلیک کنید تا فرم مشخصات کالا نمایش یابد.
ابتدا گروه کالا/خدمات را از لیست کرکره‌ای مربوطه انتخاب نمایید و یا با کلید F7 از لیست گروه‌های کالا/خدمات آن را انتخاب نمایید، مثل گروه “پرتقال“ در یک میوه فروشی. به این ترتیب نام گروه دوباره در نام کالا تکرار می‌شود. آن را پاک نموده و نوع و یا مدل کالا را دقیقا همانطور که در فاکتور می‌خواهید نمایش یابد تایپ نمایید، مثل “ بم“ در “پرتقال بم“. همچنین می‌توانید در صورت نیاز به مارک یا برند کالا، با استفاده از کلید F8 مارک مورد نظر خود را انتخاب یا ایجاد نماید.
کد کالا به‌طور اتومات از آخرین کالای موجود در گروه منتخب به شما پیشنهاد می‌شود که می‌توانید آن را تغییر دهید. در فروشگاه‌های لوازم خانگی و یا قطعاتِ انواع ماشین‌های اداری و خانگی که خودِ کالا دارای شماره فنی می‌باشد، پیشنهاد می‌شود از همان شماره‌ی فنی برای کد کالا استفاده شود. اگر کالایی مانند میوه دارای شماره فنی نباشد، براساس درجه کیفیت می‌توان کد کالا را تعیین نمود. در صورتیکه کالا دارای بارکد است، می‌توان با قرار گرفتن در جعبه‌ی متن بارکد و گرفتن بارکد خوان به بارکد کالا؛ عدد بارکد را در نرم افزار تعریف نمود. واحد اول از واحد گروه کالا گرفته شده است که در اینجا قابل تصحیح است.
- تعریف کد مناسب در یافتن سریع کالا هنگام خرید و فروش بسیار سودمند است.
- در رستوران‌ها، ساندویچی‌ها، کارواش‌ها و سایر فروشگاه‌هایی که انواع خدمات و کالای محدودی دارند می‌توان از بارکدهای یک یا دو رقمی جهت سهولت انتخاب کالا/خدمات استفاده نمود.
- اگر کالایی فقط از یک فروشنده خریداری می‌شود، می‌توان در مشخصات کالا فروشنده را تعیین نمود. بدین ترتیب سه گزارش مفید قابل تحصیل خواهد بود:
- لیست موجودی کالاهای خریداری شده از وی
- میزان کالای فروخته شده در هر بازه زمانی از کالاهای خرید شده از وی
- میزان سود حاصل از کالاهای خرید شده از وی
اگر کالا دارای دو واحد شمارشی است، مثل پرتقال که هم واحد “کیلوگرم” دارد و هم واحد جعبه، در بخش واحد دوم در فرم مشخصات کالا می‌توانید واحد دوم کالا را فعال نموده و عنوان واحد دوم را نیز تعریف نمایید؛ اگر ارتباط مستقیمی بین واحد اول و دوم وجود دارد، بخش “تعداد/مقدار کالا برحسب … “ را فعال نمایید و عدد تناسب را در جعبه متن مقابل وارد نمایید.
- در کالاهای دو واحدی پیشنهاد می‌شود واحد کوچکتر به عنوان واحد اول و واحد بزرگتر به عنوان واحد دوم تعیین شود؛ مثلا برای تیرآهن واحد اول “کیلوگرم“ و واحد دوم “شاخه” تعریف شود.
در مواردی که ارتباط مستقیم بین واحد اول و دوم کالا وجود ندارد؛ مرسوم است که به ازای هر واحد دوم مقداری از واحد اول را به عنوان میزان کاهش ناخالصی تعیین نمایند. مانند دام فروشی‌ها و میادین میوه و تره بار.
ثبت قیمت‌های پایه خرید و فروش اختیاری است؛ چنانچه لازم است تعداد مشخصی از کالا همیشه در فروشگاه موجود باشد، آن مقدار را در نقطه سفارش وارد نمایید؛ بدین ترتیب به شرط فعال بودن“پیغام اتومات نواقص انبار” در ابتدای ورود به برنامه و کمتر بودن مقدار کالا از نقطه سفارش آن، این کالا نیز در لیست نواقص انبار گزارش می‌شود.
- تنها کالایی را می‌توان حذف نمود که در هیچ فاکتور و در منوی فروش کالا شرکت نداشته باشد،
- اگر نام کالایی تصحیح شود و آن کالا قبلا در چند فاکتور استفاده شده باشد، نام کالا در آن فاکتورها هم تصحیح می‌شود.
- با تصحیح نام کالا در لیست مرجع، نام کالا در تمام انبارها هم تصحیح می‌شود.