جزئی‌ترین سطح سرفصل‌ها در نرم افزارهای حسابداری، حساب تفصیلی نامیده می‌شود. به‌دلیل ایجاد فاصله و تفکیک بین سطح حساب‌ها، این نوع سرفصل، تفصیلی نامیده می‌شود. از حساب‌های تفصیلی جهت نمایش دقیق مشخصات اشخاص و نیز نوع ارتباط مالی آن‌ها با شرکت استفاده می‌شود؛ به‌عنوان مثال با ایجاد ارتباط بین حساب دریافتنی تجاری و حساب تفصیلی که به نام “آقای مجید هاشمی” ثبت شده، ماهیت حساب وی بدهکار و نوع ارتباط مالی وی با شرکت به‌عنوان مشتری و خریدار محصولات و یا خدمات شرکت تعیین می‌شود.
کاربرد دیگر حساب‌های تفصیلی، مشخص نمودن جزئیات بیشتر گروه حساب‌ها، حساب‌های کل، معین و جز (معین در معین) می‌باشد. بدیهی است که با تغییر سطوح حساب‌ها، جزئیات بیشتری قابل ملاحظه می‌باشد. حساب تفصیلی، اشاره به دو مورد کاملا جدا از هم دارد و برای مثال مانده حساب جز “بانک‌های ریالی” به تفکیک نمایش خواهند یافت.
نکته: مانده و گردش حساب‌ها در هر سطحی، حاصل گردش و مانده حساب‌های سطح پایین‌تر می‌باشد.
حساب‌های تفصیلی برخلاف حساب‌های کل، معین و جزء به‌تنهایی دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار نمی‌باشند و در ثبت اسناد قابل استفاده نیستند و حتما باید باتوجه به رویداد مالی مربوطه، سرفصل‌های مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصیلی مرتبط ثبت گردد. به‌عنوان مثال واریز مبلغ 1/000/000 ریال به حساب جاری 123 بانک ملی شعبه الف، به‌تنهایی قابل ثبت نمی‌باشد و جهت ثبت آن به‌ترتیب ابتدا باید حساب کل موجودی نقد و بانک، سپس حساب معین موجودی بانک و بعد از آن موجودی بانک‌های ریالی انتخاب شده و بعد از انتخاب این سرفصل‌ها در بخش تفصیلی حساب تفصیلی “جاری 123 بانک ملی شعبه الف” انتخاب و ثبت شود.
نکته:
با توجه به تعداد زیاد حساب‌های تفصیلی در شرکت‌ها که معمولا شامل نام مشتریان و فروشندگان، پرسنل و … است و هریک از این افراد نیز با حساب‌های خاصی مرتبط هستند، بهتر است که ابتدا گروه حساب‌های تفصیلی را ایجاد نماییم و گروه‌های تفصیلی را با سرفصل‌های حسابداری مرتبط کنیم و بعد از آن اشخاص را در گروه‌های مربوطه تعریف نماییم.
برخی از گروه‌هایی که می‌توان ایجاد کرد عبارتند از:
- حساب‌های بانکی
- خریداران
- فروشندگان
- پرسنل
- سایر اشخاص
مطالب مرتبط
