عملیات روزانه – پیش فاکتور فروش

عملیات روزانه / پیش فاکتور فروش

جهت ارائه‌ی پیش فاکتور به مشتریان از این فرم استفاده می‌شود. لازم به ذکر است که برای ثبت پیش فاکتور باید مشخصات مشتری مربوطه ذخیره شده باشد.

نکته: هنگام ثبت پیش فاکتور هیچ حسابی بدهکار یا بستانکار نمی‌شود.

مشخصاتی که در پیش فاکتور فروش دیده می‌شود:

1. شماره، عطف، تاریخ، ساعت، کاربر

2. کد مشتری و کلیدهای ویرایش اقلام فاکتور

3. جدول اقلام کالا و خدمات

4. جمع اقلام، خلاصه پیش فاکتور و توضیح

با انتخاب منوی “عملیات روزانه / پیش فاکتور فروش” فرم پیش فاکتور مشابه شکل نمایش می‌یابد.

اطلاعاتی که در پیش فاکتور فروش ثبت می‌شوند عبارت‌اند از:

شماره: این عدد بطور اتومات افزایش می‌یابد و نشان دهنده‌ی تعداد پیش فاکتورهای فروش در نرم افزار می‌باشد. اگرچه کاربر می‌تواند شماره را به دلخواه تغییر دهد، اما توصیه اکید می‌شود که خود نرم افزار این شماره را مدیریت نماید.

شماره عطف: به عنوان شماره سفارش‌ها و یا پیش فاکتورهای دستی به کار می‌رود.

تاریخ: نرم افزار تاریخ جاری را تحویل می‌دهد و امکان تصحیح تاریخ در هنگام ثبت وجود ندارد.

ساعت: ساعتی است که فاکتور در آن زمان ثبت می‌شود. این ساعت از ساعت سیستم خوانده می‌شود و برای تغییر آن می‌بایست در سمت راست نوار ویندوز روی ساعت دابل کلیک کنید و ساعت را تغییر دهید.

کد مشتری: با انتخاب مشتری، کد وی در این کادر نمایش می‌یابد، همچنین نام وی در مقابل این کد ظاهر خواهد شد.

اقلام کالا و خدمات: در این بخش لیست اقلام کالا و خدمات موجود در پیش فاکتور ثبت می‌شود، اعم از کد،‌ نام، مقدار واحد اول، قیمت، مقدار واحد دوم، شماره سریال، ابعاد و درصد تخفیف.

خلاصه پیش فاکتور: در این قسمت جمع کل پیش فاکتور، میزان عوارض دولتی، حمل و نقل و تخفیف و قابل پرداخت دیده می‌شود. شما می‌توانید با فعال و غیرفعال کردن عوارض آن را در فاکتور تغییر دهید. میزان تخفیف هم به‌صورت درصدی و هم به‌صورت مبلغ قابل استفاده است .

نحوه ثبت پیش فاکتور

هنگام ورود به فرم پیش فاکتور فروش، کادر کد مشتری فعال می‌باشد. برای انتخاب مشتری درصورتیکه کد مشتری را می‌دانید آن را وارد نموده و بعد کلید را بزنید، ولی اگر کد آن را نمی‌دانید و یا مشتری جدیدی باید تعریف شود، بدون آن که عددی در کادر کد مشتری وارد شود، فقط کلید را بزنید و یا کلید را بزنید تا فرم جستجوی مشتریان و فروشندگان ظاهر شود. جهت انتخاب یا تعریف مشتری جدید در فرم جستجوی مشتریان به بخش “امکانات” در جستجوی مشتریان و فروشندگان مراجعه نمایید. با کلید می‌توانید اطلاعات شخصی مشتری را ملاحضه نمایید؛ با انتخاب مشتری اطلاعاتی از قبیل: نام، عکس، اعتبار فروش، مانده حساب و کد مشتری نمایش می‌یابد. پس از انتخاب مشتری، جدول اقلام کالا فعال می‌گردد و می‌توان با کلیدهای ، و کالاها و خدمات پیش فاکتور را ویرایش نمایید.

درصورتیکه در ردیف خالی کلید را بزنید، فرم “جستجوی کالا” ظاهر می‌شود، با وارد کردن چند حرف از نام کالا لیستی از کالاها یا خدماتی که نام آنها شامل این حروف هستند، نمایش می‌یابد. با زدن کلید جدول فعال می‌شود و با کلیدهای می‌توانید در آن حرکت نمایید و نهایتا با زدن کلید کالای مورد نظر انتخاب شده و فرم “انتخاب کالا” نمایش می‌یابد؛ در کادر ” مقدار فروخته شده“، تعداد یا مقدار سفارش شده توسط مشتری را برحسب واحد اول شمارش همان کالا وارد نمایید. با زدن کلید به کادر شماره سریال خواهید رفت که توضیح یا شماره سریال کالا در آن وارد می‌شود. با زدن کلید کادر قیمت فروش فعال می‌شود. اگر قیمت پیشنهادی صحیح است و نیاز به درصد تغییر قیمت نباشد، با زدن همزمان کلیدهای فرم کالا بسته شده و یک ردیف به لیست کالا اضافه می‌شود؛ اما اگر نیاز به استفاده از درصد تغییر قیمت باشد و یا قیمت فروش را بخواهید تغییر دهید، در آن‌صورت با زدن کلید کادرهای موردنظر فعال شده و مقادیر لازم را تغییر دهید.

برای برگشت به کادر قبلی کلیدهای و را هم‌زمان بزنید.

در نهایت پس از تکمیل اطلاعات کالا و تایید فرم انتخاب کالا یک ردیف در پیش فاکتور اضافه می‌شود و به‌صورت خودکار ردیف خالی بعد از آن ردیف در حالت انتخاب و به رنگ قرمز نمایش می‌یابد، که به این ترتیب حسیب آماده‌‌ی درج کالا/خدمات بعدی در فاکتور است. پس از تکمیل کالا یا خدمات در پیش فاکتور،‌ با زدن کلید کادر “توضیح” فعال می‌شود که می‌توانید توضیحات مربوط به پیش فاکتور را در آن ثبت نمایید. همچنین می‌توانید مدت و تاریخ تحویل و نوع سفارش را تعیین نمایید. در قسمت خلاصه فاکتور از کادر تخفیف می‌توان جهت تعیین تخفیف به‌صورت درصد یا مبلغ ثابت موردنظر، نسبت به جمع کل پیش فاکتور استفاده نمود. همچنین می‌توان با فعال یا غیرفعال کردن “عوارض دولتی” استفاده از عوارض در فاکتور را مشخص نمود. در نهایت با زدن کلید یا کلیک روی کلید پیش فاکتور ثبت می‌گردد.

امکانات پیش فاکتور فروش

امکان تعریف مشتری جدید: با استفاده از کلید یا در کادر مشتری، وقتی عددی در این کادر نباشد،‌ فرم جستجوی مشتریان و فروشندگان فعال می‌شود که با زدن کلید و یا فرم مشصات مشتری یا فروشنده ظاهر می‌شود.

امکان استفاده از بارکدخوان جهت انتخاب کالا: هنگامی که کادر اطلاعات کالا فعال است، با استفاده از بارکدخوان می‌توانید کالاها را انتخاب نمایید. در این حالت تعیین قیمت پایه فروش برای کالا الزامی می‌باشد. بارکد کالاها باید فقط شامل اعداد و حروف باشد.

امکان انتخاب کالا برحسب کد کالا، بارکد، هر بخشی از نام کالا و اولین حروف کلمات کالا

امکان ثبت تحویل هدیه: درصورتیکه به ازای فروش تعدادی کالا، بخواهید چیزی از اقلام کالا به مشتری هدیه دهید، می‌توانید با انتخاب کالای هدیه و تعیین «100» در کادر “درصد تخفیف” به شرط وجود قیمت پایه‌ی فروش امکان درج کالایی با قیمت فروش صفر فراهم می‌شود.

نکته: پیش فاکتوری که درآن همه‌ی کالاها با قیمت صفر باشند، ثبت نخواهد شد و حداقل یک کالا می‌بایست قیمت غیر صفر داشته باشد.

امکان تعیین درصد کلی تخفیف برای پیش فاکتور یا مبلغ کلی تخفیف.

امکان درج عوارض دولتی در پیش فاکتور: مانند مالیات ارزش افزوده فروش.

در زمان ثبت فاکتور، کاربر می‌تواند پس از انتخاب مشتری، با استفاده از کلید لیست پیش فاکتورهای مشتری موردنظر را مشاهده نماید و با انتخاب پیش فاکتور موردنظر تمام کالاهای موجود در پیش فاکتور با جزییات به فاکتور اضافه می‌گردند.