تعریف تنخواه، تنخواه گردان (تنخواه دار) و وظایف آن‌ها

تنخواه چیست؟

تنخواه عبارت است از وجه معینی که از محل وجوه شرکت براساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیر امور مالی یا نماینده وی با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه‌ها در اختیار واحدها یا کارپردازان (ماموران خرید) شرکت یا مامورانی که مجاز به دریافت تنخواه گردان می‌باشند قرار می‌گیرد تا به تدریج که انواع هزینه مربوطه انجام می‌پذیرد، اسناد هزینه را به‌صورت هفتگی تحویل و مجددا وجه دریافت کنند.

تعریف تنخواه دار

به واحدها یا ماموران خرید (کارپردازان) مستقر در پروژه‌ها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می‌باشند، گفته می‌شود. واحدهای مجاز با پیشنهاد مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل یا قائم مقام وی در شرکت تعیین می‌گردند.

شرایط افراد تنخواه دار

• از میان مستخدمین رسمی شرکت باشند.
• دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم باشند.
• دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشند.
• حداقل 2 سال تجربه کار مفید در زمینه کارپردازی داشته باشند.

وظایف افراد تنخواه دار

اشخاص تنخواه‌دار دارای وظایفی هستند که برخی از آن‌ها عبارت هستند از:

1. اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه موردنظر.

2. انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.

3. اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاکتور خرید، استعلام بهاء، قبض انبار و …

4. گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست‌کننده.

5. تهیه و تنظیم سند هزینه، تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوطه.

6. تحویل اسناد هزینه به امور مالی به‌صورت هفتگی.

7. پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.

8. ثبت تنخواه دریافتی، اسناد و هزینه‌ها در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت.

9. واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امور مالی.

10. تنظیم صورت‌جلسه تسویه تنخواه‌گردان با امور مالی.

11. تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه‌گردان در پایان هر ماه، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه از صورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.

12. الزام پرداخت هزینه‌ها صرفا به‌وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه‌دار (در صورت لزوم مسئولین می‌توانند همانند سایر اشخاص تنخواه‌دار با رعایت ضوابط این دستورالعمل از امور مالی تنخواه نقدی دریافت نمایند).

13. خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه‌گردان.

14. خودداری از پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه‌گردان (وام، مساعده، علی الحساب)

دفتر تنخواه گردان

تنخواه‌دار مکلف است عملیات دریافت و واریز تنخواه‌گردان، اصلاحات احتمالی موردنیاز و همچنین تسویه مانده تنخواه‌گردان را با توجه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر تنخواه‌گردان به شرح ذیل ثبت و ضبط نماید:

الف) دریافت تنخواه‌گردان:

در زمان دریافت وجوه بایستی مشخصات چک و سند امور مالی را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دریافتی در ستون دریافت دفتر اقدام شود.

ب) پرداخت هزینه:

تنخواه‌دار پس از پرداخت هزینه و جمع‌آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یک شماره به‌طور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر، اقدام نماید. شماره سند هزینه می‌بایست پنج رقمی و دو رقم اول به شماره پروژه تخصیص یابد.

عملیات فوق همواره بایستی مورد کنترل قرار گرفته و درصورتی‌که برخی اسناد مورد قبول امور مالی قرار نگیرد و واخواهی شود، تنخواه‌دار باید نسبت به ثبت اصلاحی سند مزبور به میزان مبلغ اسناد واخواهی شده در ستون دریافت دفتر تنخواه‌گردان، اقدام نماید. قابل ذکر است در ستون شرح و روبروی سند اصلاحی باید مشخص شود که مبلغ واخواهی مربوط به کدام سند هزینه بوده است.

اقدامات لازم جهت تحویل و تغییر تنخواه داران

هنگامی که هریک از تنخواه‌داران از ادامه همکاری منصرف و یا بنا به دلایلی افراد دیگری جایگزین آن‌ها شوند، تنخواه‌دار بایستی اقدامات زیر را انجام دهد:

1. تنظیم سند هزینه مانده فاکتورها و مستندات و ارائه آن به امور مالی.
2. واریز مانده وجه نقد نزد تنخواه‌دار به حساب بانکی مشخص شده از سوی امور مالی.
3. ارائه دفتر تنخواه به واحد مالی جهت بررسی و تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه‌دار.
4. پس از بررسی دفتر تنخواه‌گردان توسط امور مالی، زیر آخرین عملیات ثبت شده در آن دفتر خط کشیده شود و پایان عملیات تنخواه‌دار قبلی مشخص گردد.
5. تنخواه‌دار جدید موظف است از صفحه بعد و با همان شماره سریال سند هزینه، ثبت عملیات دریافت و پرداخت را انجام دهد.

نکته: تعهد دریافت مبالغ تنخواه‌گردان از هر تنخواه‌دار به تنخواه‌دار دیگر قابل انتقال نمی‌باشد.

نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه داران

پرداخت به تنخواه‌داران به دو روش انجام می‌شود:

الف) تنخواه واحدهای تنخواه‌دار توسط امور مالی و از طریق واریز به حساب بانکی مفتوح شده از سوی امور مالی پرداخت می‌شود.

ب) توسط امور مالی به وسیله‌ی چک و در وجه اشخاص مذکور با اخذ رسید دریافت چک پرداخت می‌شود.

نحوه ثبت در دفتر تنخواه گردان و ارائه مدارک به امور مالی

تنخواه‌داران مکلفند هزینه‌های انجام شده از محل تنخواه‌گردان دریافتی خود را در دفتر تنخواه‌گردان ثبت و به شرح زیر به امور مالی ذیربط اعلام نمایند:

دوره تسویه اسناد هزینه از محل تنخواه:

هر هفته یک بار اسناد و مدارک هزینه توسط تنخواه‌دار جمع‌آوری و پس از تهیه سند هزینه، جهت تسویه به امور مالی واحد ذیربط ارائه می‌گردد (درصورتی‌که از رقم سقف تنخواه در کمتر از یک هفته، بیش از 70 % مبلغ کل هزینه شده باشد، تنخواه‌دار مکلف است نسبت به احیای تنخواه، اقدام نماید).

کنترل‌های مالی بر هزینه‌ها از محل تنخواه:

امور مالی اسناد و مدارک منظم به سند هزینه را به شرح ذیل کنترل می‌نماید:

• اقلام هزینه با تایید مقام مجاز صورت گرفته باشد.
• سند هزینه دارای اسناد و مدارک مثبته که موید انجام هزینه است باشد.
•  آیین‌نامه معاملات جزئی در خریدهای انجام شده رعایت شده باشد.
• سقف مبلغ تنخواه رعایت شده باشد.
• تاریخ اقلام هزینه از 15 روز تجاوز نکرده باشد.
• کسور قانونی حسب مورد رعایت شده باشد.
• اقلام هزینه با نیازمندی‌ها مطابقت داشته باشد.
• مستندات مربوط به دریافت کننده سرویس و یا استفاده کننده هزینه موجود باشد.
• تخصیص صحیح عوامل هزینه و مراکز هزینه با مدارک هزینه به درستی انجام شده باشد.

تایید قطعی اسناد هزینه از محل تنخواه:

اقلام هزینه پس از تایید عوامل قطعیت خواهد داشت. در مواردی که اقلام هزینه بنا به دلایلی به تایید اشخاص مذکور نرسیده باشد، تا تعیین تکلیف نهایی “اسناد واخواهی” تلقی شده و از ریز سند هزینه کسر خواهد شد.به ترتیب فوق تنخواه‌دار مکلف است ظرف مدت مذکور نسبت به رفع واخواهی اسناد هزینه قطعی نشده اقدام نماید.

نکته: امضاء تنخواه‌گردان، مدیر پروژه/مدیر واحد و مدیرعامل در ذیل صورت هزینه (به عنوان تایید و صحت هزینه) قبل از ارائه به امور مالی الزامی است.