معمولا حسابدارها قبل از این که حساب‌ها را ببندند و صورت‌های مالی را تهیه کنند، ابتدا از فرمی به‌عنوان پیش‌نویس برای انجام اصلاحات و بستن حساب‌ها و اطمینان از صحت کار خود استفاده می‌کنند که به آن کاربرگ می‌گویند. حال به‌طور علمی و اساسی روش تهیه کاربرگ را توضیح می‌دهیم.
کاربرگ چیست؟
کاربرگ، فرم یا ورقه ستون‌بندی شده‌ای است که در پایان دوره مالی تهیه و در آن اطلاعات لازم برای اصلاح حساب‌ها، تهیه صورت‌های مالی و بستن حساب‌ها گردآوری می‌شود.
کاربرگ به‌عنوان صورت‌های مالی اساسی و مدارک رسمی حسابداری نمی‌باشد و می‌توان اشتباهات را به‌راحتی در آن پاک و تغییر داد. کاربرگ معمولا ده ستون مبلغ دارد، اما تعداد ستون‌های آن را می‌توان بسته به نیازهای موسسات مختلف افزایش داد. اطلاعات موجود در خود کلمه کاربرگ نهفته است و از راست به چپ سلسله مراتب عمل حسابداران را برای تهیه کاربرگ نشان می‌دهد.
به این صورت که کلمه “کار” در کاربرگ به کار حسابداران در آخر دوره حسابداری که تهیه تراز آزمایشی است، اشاره دارد و کلمه “بر” به برگشت دادن و اصلاحات موردنیاز و تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده اشاره دارد و حرف “گ” کلمه کاربرگ به گزارش‌های نهایی حسابداری که شامل سود و زیان و ترازنامه می‌باشد، اشاره می کند. بنابراین یک کاربرگ شامل بخش‌های زیر می‌باشد.
- تراز آزمایشی
- اصلاحات
- تراز آزمایشی اصلاح شده
- بخش سود و زیان
- بخش ترازنامه
در ضمن باید گفت که هر بخش دارای یک ستون بدهکار و بستانکار می‌باشد که نتیجتآ (۱۰= ۲ × ۵) ده ستون کاربرگ حاصل می‌شود.
به نمونه فرم عمومی کاربرگ در ذیل توجه کنید:
ما سعی می‌کنیم با یک مثال ساده تهیه کاربرگ را مرحله به مرحله شرح دهیم.
مانده حساب‌های شرکت پردازش پس از یک دوره مالی در تاریخ 137۵/۶/۳۰ به شرح زیر می‌باشد:
بانک ۵۰۰٫۰۰۰ ریال
بدهکاران ۲۰۰٫۰۰۰ ریال
ملزومات ۱۰۰٫۰۰۰ ریال
پیش پرداخت بیمه ۱۵۰٫۰۰۰ ریال
آپارتمان ۳۰۰٫۰۰۰ ریال
برداشت ۳۰٫۰۰۰ ریال
هزینه تعمیرات ۷۰٫۰۰۰ ریال
بستانکاران ۳۰۰٫۰۰۰ ریال
پیش دریافت درآمد ۳۵۰٫۰۰۰ ریال
سرمایه ۷۰۰٫۰۰۰ ریال
باتوجه به اطلاعات موجود مرحله به مرحله تهیه کاربرگ را دنبال می‌کنیم.
تهیه تراز آزمایشی کاربرگ
اصلاح حساب‌ها
اطلاعات زیر جهت اصلاح حساب‌ها موجود می‌باشد.
- پیش پرداخت بیمه بابت یک سال می‌باشد که در اوایل فروردین ماه پرداخت شده است.
- پس از بررسی موجودی ملزومات متوجه شدیم از ملزومات خریداری شده ۵۰٫۰۰۰ ریال باقی مانده است.
- ۵۰٫۰۰۰ ریال از پیش دریافت درآمد با خدمات انجام شده تسویه گردیده است.
اگر بخواهیم ثبت‌هایی که باید بابت اصلاحات در دفتر روزنامه به ثبت برسد را بررسی کنیم، آن‌ها به صورت زیر خواهند بود (اما باید توجه داشته باشیم اول اصلاحات در کاربرگ صورت پذیرفته و بعد ثبت‌های مربوط در دفتر روزنامه به ثبت می‌رسند، ولیکن ما برای تفهیم مطلب، ابتدا ثبت‌های اصلاحی را ارائه می‌دهیم و بعد آن‌ها را در کاربرگ عمل می‌نماییم).
| ۱. هزینه بیمه ۷۵٫۰۰۰ ریال | |
| پیش پرداخت بیمه ۷۵٫۰۰۰ ریال |
بابت اصلاح پیش پرداخت بیمه:
| 2. هزینه ملزومات مصرفی 50٫۰۰۰ ریال | |
| حساب ملزومات 50٫۰۰۰ ریال |
بابت منظور نمودن ملزومات مصرف شده و اصلاح حساب مربوطه:
| 2. پیش دریافت درآمد 50٫۰۰۰ ریال | |
| درآمد 50٫۰۰۰ ریال |
در نهایت در مرحله دوم اصلاحات لازم را در کاربرگ عمل می‌نماییم.
