تعریف سرفصل ، ثبت سند و گزارشات حسابداری

جهت دانلود فیلم کلیک کنید.

تعریف سرفصل، ثبت سند و گزارشات حسابداری

• تعریف سرفصل ها
• تعریف اشخاص
• ثبت سند حسابداری
• گزارش دفاتر کل ، معین و تفصیلی
• گرارش کل اسناد حسابداری
• دفتر روزنامه
• خلاصه عملکرد روزانه اسناد
• خلاصه عملکرد ادواری اسناد
• خلاصه عملکرد دفاتر کل ، معین و تفصیلی
• تراز های آزمایشی (مرور حسابها )
• ترازنامه

در  نرم افزار حسابداری حسیب نت آشنا خواهیم شد.

برای اینکه بعد از نصب اولیه نرم افزار حسابداری حسیب نت بتونیم وارد حسیب نت بشیم روی آیکون 6 ضلعی حسیب نت دابل کلیک می کنیم،

تا فرم ورود به نرم افزار حسابداری اجرا شود،

در قسمت کد واحد شما کد واحدی که از شرکت حسیب پرداز خاورمیانه تحویل گرفتید را وارد می کنید و در نهایت کلید Enter را بزنید تا کد واحد تأیید شود، به عنوان نمونه ما در قسمت کد واحد عدد 100 را وارد می کنیم و در نهایت کلید Enter را می زنیم تا واحد حسابداری مورد نظر ما انتخاب شود ، توجه داشته باشید چون برای اولین دارید وارد برنامه میشوید رمز عبور عدد 10 است آنرا وارد کنید و در نهایت کلید تایید را بزنید،

بخش اول) تعریف سرفصل ها)

بعد از اجرای اولین بار حسیب نت نیاز است تا سرفصل های مورد نیاز در حسیب ساخته شود ، برای اینکار وارد منوی تعاریف / سرفصل ها / کل، معین و تفصیلی شوید،

لیست کل سرفصل های حسابداری که حسیب به طور پیش فرض ساخته است را می توانید مشاهده کنید،

در سمت راست لیست گروه ها را مشاهده می کنید که اگر هریک را انتخاب کنیم سرفصل های کلی که در آن گروه تعریف شده را می توانید به صورت تفکیک شده مشاهده نمایید.

ما قصد داریم در مرحله اول چند سرفصل غیر شناور تعریف کنیم، سرفصل های غیر شناور سرفصلی است که فقط مرتبط به یک سرفصل کل یا معین مشخص میباشد.

در حالتی که در قسمت گروه ها همه گروه ها انتخاب شده و همۀ سرفصل های کل رویت می شوند، سرفصل کل صندوق را انتخاب می کنیم و در بخش معین کلید ایجاد سرفصل را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل معین باز شود،

در این فرم در بخش کد سرفصل برای اینکه نظم خوبی در کدینگ سرفصل داشته باشیم می تونیم از کد سرفصل کل هم استفاده کنیم تا مشخص باشد که این معین متعلق به سرفصل کل صندوق است ، به عنوان نمونه ما کد این سرفصل را 1010 تنظیم می کنیم و در بخش نام سرفصل ما می توانیم برای کل مجموعه یک صندوق داشته باشیم و همچنین برای هر بخش صندوق مجزا از هم داشته باشیم ما اسم این سرفصل را مرکزی وارد می کنیم و در نهایت فرم را تایید می کنیم،

همینطور برای کد سرفصل تفصیلی هم مانند کد سرفصل معین برای رعایت انضباط کدینگ سرفصل های حسابداری میتوانیم در ابتدا کد سرفصل معین را شرکت دهیم و بعد یک کد برای سرفصل تفصیلی تنظیم کنیم ، به طور مثال الان کد سرفصل معین ما برابر 1010 پس ما در ابتدای کد سرفصل تفصیلی عبارت 1010 و بعد کد خود سرفصل تفصیلی 10 که در نتیجه کد سرفصل تفصیلی ما برابر 101010 خواهد بود ، نام سرفصل را هم مرکزی تعیین می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم.

نکته: اگر در مجموعه کاربرانی داریم که صندوقدار هم هستند بهتر است برای هر یک از صندوقدار ها صندوقی به اسم آن کاربر تعریف نمود.

برای اینکار در بخش معین صندوق کلید سرفصل جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل باز شود،

همینطور که مشاهده می کنید کد سرفصل را خود حسیب به صورت اتومات ایجاد کرده که با توجه به کد ساخته شده سرفصل قبلی +1 این کد را ساخته است، پس بدون اینکه ما کد سرفصل را تغییر دهیم نام سرفصل را کاربران تعیین می کنیم و فرم را تایید می کنیم،

پس از انتخاب معین کاربران در قسمت تفصیلی کلید سرفصل جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل باز شود، در فرم مشخصات سرفصل تفصیلی چون این اولین سرفصل تفصیلی در معین کاربران است باید کد سرفصل را تنظیم کنیم که برابر میشه با 101110 و در بخش نام سرفصل اسم صندوقدار فروشگاه را وارد می کنیم، به طور مثال ما در کادر نام سرفصل حسین تقوی را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تایید می کنیم،

خوب ما فرض داریم که در مجموعه دو تا صندوقدار داریم بنابراین در بخش تفصیلی معین کاربران مجدد کلید سرفصل جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل تفصیلی باز شود، همانطور که مشاهده می کنید کد سرفصل با توجه به کد سرفصل قبلی ایجاد شده و کافی است که ما نام سرفصل را وارد کنیم و در نهایت فرم را تایید کنیم، ما نام این سرفصل را کاظم شاکری تعیین می کنیم و فرم را تایید می کنیم،

خوب حالا لازم است تا حسابهای بانکی را هم در حسیب تعریف کنیم برای اینکار در بخش کل، بانکها را انتخاب می کنیم و در بخش معین، کلید ایجاد سرفصل را می زنیم،

در فرم مشخصات سرفصل معین کد سرفصل را 1110 تعیین می کنیم و نام سرفصل را نام بانک مورد نظر تعیین می کنیم ، به عنوان نمونه نام سرفصل را ملی تنظیم می کنیم و فرم را تایید می کنیم،

سپس برای معرفی شماره حساب از قسمت تفصیلی کلید سرفصل جدید را زده تا فرم مشخصات سرفصل تفصیلی باز شود و در کادر کد سرفصل کد 111010 را وارد می کنیم و در کادر نام سرفصل شماره حساب بانکی را وارد می کنیم، به عنوان نمونه ما این شماره حساب را 0110021654303 وارد می کنیم.

نکته: توجه داشته باشید که در کادر نام سرفصل تفصیلی بانکها حتماً شماره حساب بانکیتون را وارد کنید زیرا از این شماره در ساخت دسته چک وچاپ رسید های چک های دریافتی به بانک استفاده می شود.

به عنوان نمونه ما یک شماره حساب دیگر در بانک ملی داریم برای ثبت این شماره حساب در نرم افزار حسابداری در  بخش تفضیلی مربوط به معین ملی کلید سرفصل جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل تفصیلی باز شود، همانطور که مشاهده می کنید کد سرفصل را خود حسیب به صورت اتومات ایجاد کرده و الان کافیست در کادر نام سرفصل شماره حسابمون را وارد کنیم و در نهایت فرم را تأیید کنیم، ما در کادر نام سرفصل شمار حساب 03455337009 را وارد می کنیم و فرم را در نهایت تأیید می کنیم،

به عنوان نمونه ما دو تا حساب در بانک صادرات هم داریم در ابتدا لازم است که معین به نام صادرات در حساب کل بانکها بسازیم تا بتوانیم شماره حساب های مربوط به بانک صادرات را در تفصیلی آن ثبت کنیم، برای اینکار در بخش معین مبوط به بانکها کلید سرفصل جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل معین باز شود، همانطور که مشاهده می کنید کد سرفصل با توجه به کد سرفصل قبلی در حسیب به صورت اتومات ایجاد شده و کافیست که ما نام سرفصل را وارد کنیم و در نهایت فرم را تأیید کنیم، ما عبارت صادرات را در بخش نام سرفصل وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حالا کلید ایجاد سرفصل در بخش تفصیلی مربوط به معین صادرات را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل تفصیلی باز شود ، در بخش کد سرفصل کد 111110 را وارد می کنیم و در بخش نام سرفصل شمار حساب بانکی (0100533781009) را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

به عنوان نمونه ما یک شماره حساب دیگر در بانک صادرات داریم برای تعریف آن کافی است که در بخش تفصیلی معین صادرات کلید ایجاد سرفصل را بزنیم تا فرم مشخصات سرفصل تفصیلی باز شود، همانطور که مشاهده می کنید کد سرفصل با توجه به کد سرفصل قبلی که ثبت شده است توسط حسیب ایجاد شده است و کافی است شماره حساب 0583095009 در کادر نام تفصیلی وارد کنیم و در نهایت فرم را تأیید کنیم،

خوب جهت ثبت هزینه حقوق کارکنان ابتدا لازم است که یک حساب معین در حساب کل هزینه، به نام کارکنان ایجاد کنیم، برای اینکار سرفصل کل هزینه را انتخاب می کنیم و در قسمت معین کلید ایجاد سرفصل را می زنیم،

سپس در فرم مشخصات سرفصل معین، کدسرفصل را 6010 تعیین می کنیم و در کادر نام سرفصل عبارت کارکنان را وارد نموده و فرم را تأیید می کنیم،

نکته : توجه داشته باشید که در چهار سرفصل کل بدهکاران، بستانکاران، وام پرداختی و مراکز هزینه و تولید نمی توانید به صورت مستقیم در فرم لیست سرفصل ها حسابداری، سرفصل تفصیلی ایجاد کنید.

خوب با توجه به نکته بالا ما باید سرفصل های تفصیلی مربوط به بدهکاران و بستانکاران را به صورت غیر مستقیم در لیست مشتریان و فروشندگان ایجاد کنیم، در ابتدا لازم است گروه های بدهکاران و بستانکاران را ایجاد کنیم،

برای اینکار وارد منوی تعاریف / گروه های بدهکاران و بستانکاران/ بدهکاران می شویم تا گروه های مربوط به سرفصل بدهکاران را در حسیب ایجاد کنیم،

در این فرم کلید گروه جدید را می زنیم تا فرم مربوط به مشخصات گروه بدهکاران باز شود،

خب بهتر است برای کارکنان یک حساب بدهکار جهت پرداخت مساعده یا فروش اجناس به کارکنان و یک حساب بستانکار جهت واریز فیش حقوقی تعریف نمود بنابراین در کادر نام گروه کارکنان را وارد می کنیم و در کادر سرفصل معین گروه اگر معینی تعریف شده بود انتخاب می کنیم در غیر این صورت مجدد کارکنان را در کادر سرفصل معین گروه وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

چون سرفصل کارکنان در معین بدهکاران موجود نبود حسیب از ما میپرسد که “آیا سرفصل کارکنان در سرفصل بدهکاران ایجاد شود؟” فرم را تأیید می کنیم تا این سرفصل معین در کل بدهکاران ایجاد شود،

حال اگر از منوی تعاریف / سرفصل ها / کل ، معین و تفصیلی را انتخاب کنیم،

می بینید که در فرم لیست سرفصل های حسابداری اگر در قسمت کل، بدهکاران را انتخاب کنیم سرفصل معین کارکنان به صورت اتومات در حساب کل بدهکاران ساخته شده است،

مجدد باز می گردیم به فرم لیست گروه های بدهکاران، کلید گروه جدید را می زنیم تا فرم مشخصات گروه بدهکاران باز شود،

در کادر نام گروه شرکت ها را وارد می کنیم و در کادر سرفصل معین گروه مجدداً شرکت ها را وارد می کنیم، توجه داشته باشید اگر می خواهید که قبل از اسم شرکت عبارتی جهت گذاشتن احترام در فاکتور و سایر عملیات ها چاپ شود می توانید در کادر پیشوند نام عبارت مورد نظر را وارد کنید، به عنوان نمونه ما در کادر پیشوند نام عبارت شرکت محترم را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مانند گروه قبلی چون سرفصل شرکت ها در معین بدهکاران وجود ندارد حسیب از ما سؤال می کند که این سرفصل ایجاد شود؟ که این فرم را تأیید می کنیم تا سرفصل ایجاد شود،

حال نوبت به تعریف گروه های بستانکاران میرسد، برای اینکار وارد منوی تعاریف / گروه های بدهکاران و بستانکاران / بستانکاران می شویم،

برای ایجاد گروه جدید، کلید گروه جدید را می زنیم تا فرم مشخصات گروه بستانکاران باز شود،

همانطور که گفته شد برای حساب کارکنان بهتر است که یک حساب در گروه بدهکاران جهت پرداخت مساعده یا فروش اجناس از فروشگاه ایجاد که در پایان ماه از حقوق شخص کاسته شود و یک حساب بستانکار جهت واریز فیش حقوقی، بنابراین در کادر نام گروه کارکنان را وارد می کنیم و در کادر سرفصل معین بستانکار مجدد مانند گروه های بدهکاران عبارت کارکنان را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

به دلیل اینکه این گروه در سرفصل معین بستانکار تعریف نشده بود حسیب از ما میپرسد که معین کارکنان در کل بستانکاران تعریف ود که ما این فرم را تأیید می کنیم تا این سرفصل در معین کل بستانکاران ایجاد شود،

یک گروه دیگر در گروه بستانکاران میسازیم به نام تأمین کنندگان، برای اینکار کلید گروه جدید را می زنیم تا فرم مشخصات گروه بستانکاران باز شود،

در کادر عنوان گروه تأمین کنندگان را وارد می کنیم و در کادر سرفصل معین بستانکاران آن را تکرار می کنیم و در نهایت فرم را تایید می کنیم،

بخش دوم) تعریف اشخاص

خوب حالا نوبت به این رسیده که اشخاص را در لیست مشتریان و فروشندگان بسازیم که با ساختن مشتری جدید به صورت غیر مستقیم یک سرفصل تفصیلی در حسابهای بدهکاران و بستانکاران ساخته شود، برای اینکار وارد منوی گزارشات / مشتریان و فروشندگان می شویم،

درلیست مشتریان و فروشندگان کلید شخص جدید را می زنیم تا فرم مشخصات مشتری باز شود،

در ابتدا باید در فرم مشخصات مشتری نوع شخص و گروه شخص را انتخاب نمود ، خوب ما در ابتدا کارکنان مجموعه را تعریف می کنیم ، برای اینکار ابتدا از لیست کرکره‌ای نوع، کارمند را انتخاب می کنیم ، در قسمت گروه بد-کارکنان ( حساب بدهکاران کارکنان ) را انتخاب می کنیم و در بخش نام “حسین” و نام خانوادگی “تقوی” را وارد می کنیم،  توجه داشته باشید با نگه داشتن کلید Alt  از روی کیبورد زیر حروف اول عنوان هر کادر یک خط تیره ظاهر می شود () به عنوان نمونه برای منتقل شدن به کادر موبایل کافیست کلید Alt را از روی کیبورد گرفته و همانطور که مشاهده می کنید زیر حرف “م” یک خط تیره اضافه شده که به این معنی است که کلید میانبر کادر موبایل برابر Alt+م است که با گرفتن این دو کلید بصورت ترکیبی به کادر موبایل منتقل می شویم و شماره موبایل این شخص را وارد می کنیم، به عنوان نمونه ما 09392252526 را برای این حسین تقوی وارد می کنیم، همچین برای منتقل شدن به کادر آدرس کافی است که کلید های ترکیبی Alt+Shift+آ را همزمان بگیریم تا به کادر آدرس منتقل شویم، حال در کادر آدرس این آدرس را می نویسیم (تهران، میدان جمهوری، پلاک 20) و چون این شخص به عنوان کارکنان مجموعه است در بخش حساب دوم حساب بس-کارکنان(بستانکاران-کارکنان) را انتخاب می کنیم، همانطور که مشاهده می کنید در سمت راست حساب دوم مشخصات حساب اول در سرفصل کل و معین و همچنین تفصیلی که برابر میشه با ترکیب نام و نام خانوادگی را مشاهده می کنید و در نهایت فرم را تأیید می کنیم تا شخص ایجاد شود،

خب مجدداً در لیست مشتریان و فروشندگان کلید شخص جدید را می زنیم تا فرم مشخصات مشتری باز شود،

مانند نمونه قبلی نوع شخص را کارمند تعیین می کنیم و از لیست گروه ها گروه بد-کارکنان  را انتخاب می کنیم تا یکی دیگر از کارکنان مجموعه را تعریف کنید، در کارد نام کاظم و نام خانوادگی شاکری را وارد می کنیم، با نگه داشتن کلید های ترکیبی Alt+م وارد کادر موبایل می شویم و 09392478589 را وارد می کنیم و همچنین با نگه داشتن کلید های ترکیبی Alt+Shift+آ وارد کادر آدرس می شویم و وارد می کنیم، (تهران، نبش میدان ونک، پلاک 325) و در قسمت گروه دوم حساب بس-کارکنان را انتخاب می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدداً در فرم لیست مشتریان کلید شخص جدید را می زنیم تا فرم مشخصات سرفصل باز شود،

اینبار چون ما می خواهیم شرکت بسازیم نوع قانونی شخص را حقوقی تعیین می کنیم، گروه را هم بد-شرکت ها انتخاب می کنیم و در کادر نوع نام شرکت را وارد می کنیم و مانند اشخاص حقیقی در کادر موبایل شماره موبایل شخص را وارد می کنیم، همچنین آدرس شرکت را هم وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدد کلید شخص جدید را می زنیم تا یک تأمین کننده در نرم افزار تعریف کنیم،

در ابتدا چون که تأمین کننده ما شخص است باید در ابتدا نوع قانونی شخص را حقیقی تعیین کنیم و در لیست گروه بس-تأمین کنندگان را انتخاب می کنیم، در قسمت نام؛ نوع کسب و کار را وارد می کنیم، به عنوان نمونه پخش مواد غذایی و در کادر نام محلی را وارد و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حال یک سر به تعاریف / سرفصل ها / کل، معین و تفصیلی می زنیم،

حالا اگر در لیست سرفصلهای حسابداری کل بدهکاران یا بستانکاران را انتخاب کنید می بینید که حساب های معین و تفصیلی به صورت غیر مستقیم ایجاد شده است و قابل استفاده است،

تا به اینجا با نحوه ساخت سرفصل های تفصیلی غیر شناور آشنا شدید، خوب حالا می خواهیم با نحوه تعریف تفصیلی شناور در نرم افزار حسیب آشنا شویم، برای اینکار وارد منوی تعاریف / سرفصل ها /تفصیلی شناور می شویم،

در فرم سرفصل های تفصیلی شناور در قسمت سمت راست کلید بدون اشخاص () تا به حالت با اشخاص () تغییر کند و اشخاصی که در لیست مشتریان و فروشندگان تعریف کردیم در لیست سرفصل های تفصیلی شناور دیده شود، ما در این لیست دو تا از کارکنان مجموعه که در سیستم تعریف کردیم را انتخاب می کنیم و در بخش سرفصل های کل و معین سرفصل کل هزینه و معین کارکنان را انتخاب و در بخش تفصیلی های مرتبط کلید اتصال () را بزنید تا سرفصل های تفصیلی به معین مورد نظر وصل شود، تا به اینجا با نحوه تعریف سرفصل های شناور و غیر شناور آشنا شدید،

بخش سوم) ثبت سند حسابداری)

برای ثبت سند حسابداری باید وارد منوی عملیات روزانه، ثبت اسناد شوید،

در ابتدا سند مربوط به افتتاحیه حسابها را در سیستم حسابداری حسیب می خواهیم ثبت کنیم، بهتر است سند های مربوط به افتتاحیه در تاریخ 1 فروردین آن سال مالی که در آن مشغول ثبت اطلاعات هستید باشد،

به عنوان نمونه سال مالی سیستم ما 1403 است، پس تاریخ سند ما برابر 01/01/1403 خواهد بود، همچنین بهتر از در کادر شرح سند توضیحی در مورد این سند بنویسیم تا در گزارشات راحت تر بتوان آن را رصد کرد، خب ما در کادر شرح سند می نویسیم”افتتاحیه حسابها”، خوب توجه داشته باشید ما به سه روش می توانیم در سند آرتیکل اضافه کنیم،

روش اول) ردیف خالی سند را انتخاب کنیم و از روی کیبورد کلید Enter را بزنیم.

 نکته: زدن کلید Enter بر روی ردیف خالی به منظور ایجاد آرتیکل جدید است.

روش دوم) از روی کیبورد کلید Insert را بزنیم.

روش سوم) از نواری که کلید های فرم در آن قرار گرفته است کلید آرتیکل جدید() را بزنیم.

در فرم مشخصات آرتیکل باید شما سرفصل مورد نظرتان را انتخاب کنید، برای انتخاب سرفصل شما می توانید از سه روش اینکار را انجام دهید،

روش اول ) از طریق کد سرفصل که شما کد سرفصل مربوطه را وارد می کنید و در نهایت کلید Enter را می زنید تا سرفصل مورد نظر انتخاب شود،

روش دوم ) از لیست های کرکره‌ای مقابل سرفصل کل ، سرفصل معین و سرفصل تفصیلی سرفصل مورد نظر را انتخاب کنیم،

روش سوم ) با استفاده از کلید جستجوی سرفصل ها () سرفصل مورد نظر را پیدا کنیم و انتخاب کنیم،

موجودی بانک ما در ابتدای کار برابر 1،980،000،000 ریال است آن را در کادر بدهکار وارد می کنیم، توجه داشته باشید می توانید با استفاده از کلید های ترکیبی (Alt+د) به کادر بدهکار منتقل شوید، در نهایت کلید تأیید را می زنیم تا این آرتیکل به سند اضافه شود،

مجدداً با انتخاب ردیف خالی در جدول، کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضافه کنیم،

در فرم مشخصات آرتیکل حساب دوم بانک صادرات را انتخاب می کنیم و با زدن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 2،580،000،000 را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدداً روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضافه کنیم،

حساب اول در بانک ملی را انتخاب می کنیم و مجدد با زدن همزمان کلید Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 850،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم تا آرتیکل به سند اضافه شود،

با زدن کلید Enter روی ردیف خالی یک آرتیکل جدید باز می کنیم،

حساب دوم بانک ملی را انتخاب می کنیم و با زدن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 1،385،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدداً روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضافه کنیم،

در فرم مشخصات آرتیکل کلید جستجوی سرفصل () یا از روی کیبور کلید F6 را می زنیم تا فرم جستجوی سرفصل باز شود،

در کادر جستجو عبارت “بس تا پخ” را می نویسیم تا حساب بستانکار تأمین کنندگان پخش مواد غذایی نمایان شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب پخش مواد غذایی با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+س وارد کادر بستانکاران می شویم و مبلغ 800،000،000 ریال را وارد می کنیم و فرم را تأیید می کنیم،

فرض می کنیم که 5،000،000،000 ریال هم سرمایه اولیه مجموعه بوده است برای اضافه کردن آرتیکلی با این مشخصات در حالی که ردیف خالی انتخاب است کلید Enter را می زنیم تا مشخصات آرتیکل باز شود،

در کادر کد سرفصل کل عدد 40 را وارد می کنیم و سپس کلید Enter را می زنیم تا حساب کل سرمایه انتخاب شود و با زدن همزمان کلید های ترکیبی Alt+س وارد کادر بستانکار می شویم و مبلغ 5،000،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدداً ردیف خالی از سند را انتخاب می کنیم و کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضافه کنیم،

به طور مثال شخص حسین تقوی که یکی از کارکنان مجموعه است بابت خرید از مجموعه 240،000،000 ریال به مجموعه بدهکار است، برای انتخاب شخص کلید جستجوی سرفصل (58) یا از روی صفحه کلید کلید F6 را می زنیم تا فرم جستجوی سرفصل باز شود،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بد کا حس” را وارد می کنیم تا حساب بدهکاران – کارکنان – حسین تقوی انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل بدهکاران کارکنان حسین تقوی با زدن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 240،000،000 را وارد می کنیم و در نهایت کلید تأیید را می زنیم تا آرتیکل به سند اضافه شود،

همچنین کاظم شاکری که یکی دیگر از کارکنان مجموعه است به مبلغ 180،000،000 ریال به مجموعه بدهکار است، برای اضافه کردن آرتیکل مجدد روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

حساب کل بدهکاران را انتخاب می کنیم، و در کادر کد سرفصل تفصیلی عدد 2 را وارد می کنیم و کلید Enter  را می زنیم تا کاظم شاکری انتخاب شود و با زدن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 180،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

نکته: توجه داشته باشید شما فقط در حساب کل بستانکار و بدهکار می توانید بدون تعیین معین کد سرفصل تفصیلی را وارد کنید تا با توجه به شخص تعریف شده در سرفصل معین خود معین به صورت اتومات انتخاب می شود.

نکته : توجه داشته باشید سند باید جمع گردش بدهکار با جمع گردش بستانکار برابر باشد یا به اصطلاح هیچ گونه مغایرتی نداشته باشد اگر در این هنگام کلید ثبت سند را بزنیم مشاهده می کنید حسیب خطا می دهد و می گوید جمع گردش بدهکار با جمع گردش بستانکار برابر نیست،

برای تراز کردن سند با توجه به مغایرت موجود در سند روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضافه کنیم،

در قسمت سرفصل کل حساب سود و زیان سنواتی را انتخاب می کنیم و در مقابل کادر بستانکار کلید F9 را می زنیم تا خود حسیب با توجه به مغایرت سند مبلغ مربوطه را در کادر درستش انتخاب وارد کند و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از وارد کردن تمام آرتیکل ها می توانید برای مرتب کرد آرتیکل های سند بر اساس کد سرفصل و گردش بدهکار و بستانکار کلید مرتب سازی() را بزنید،

بعد از مرتب سازی سند کلید ثبت () یا F2 را می زنیم تا سند ذخیره شود،

حسیب از ما می پرسد آیا سند حسابداری ثبت شود، کلید تأیید را می زنیم تا سند ما ذخیره شود،

حالا می خواهیم یک سند حسابداری جدید ثبت کنیم برای اینکار کلید سند جدید () یا Ctrl+N را می زنیم تا یک سند جدید ایجاد کنیم،

در این فرم هم کلید تأیید را می زنیم تا یک سند جدید در نرم افزار حسابداری حسیب ثبت کنیم، توجه داشته باشید منظور از آیا سند حسابداری پاک شود و سند جدید ایجاد شود؟، به این معنی است که فرم پاک شود.

به عنوان نمونه الان آخر ماه فروردین ماه رسیده و ما باید حقوق کارکنان را واریز کنیم، در ابتدا باید تاریخ را آخر ما فروردین (31/01/1403) تعیین کنیم و در شرح سند هم عبارت فیش حقوق فروردین 1403 را وارد می کنیم،

خوب کلید Enter را می زنیم تا مشخصات آرتیکل باز شود،

در قسمت سرفصل حساب هزینه – کارکنان – حسین تقوی را انتخاب می کنیم و در کادر بدهکار 135،000،000 را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدد روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا مشخصات آرتیکل باز شود،

حساب هزینه – کارکنان – کاظم شاکری را انتخاب می کنیم و با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 149،000،000 را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

مجدد روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا ردیف متناظر حساب هزینه – کارکنان – حسین تقوی را به سند اضافه کنیم،

کلید جستجوی سرفصل () یا F6 را می زنیم تا فرم جستجوی سرفصل باز شود،

در کادر جستجو عبارت “بس کا حس” را وارد می کنیم تا حساب بستانکاران – کارکنان – حسین تقوی  انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل بستانکاران – کارکنان – حسین تقوی با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+س وارد کادر بستانکار می شویم و مبلغ 135،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

همچنین یک ردیف متناظر با حساب هزینه – کارکنان – کاظم شاکری به سند اضافه می کنیم؛ برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا یک آرتیکل جدید به سند اضاف کنیم،

در فرم مشخصات آرتیکل کلید جستجو سرفصل() یا F6 را می زنیم تا فرم جستجو سرفصل باز شود،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بس کا کا شا” را وارد می کنیم تا حساب بستانکار – کارکنان – کاظم  شاکری انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل چون این آرتیکل آخرین ردیف این سند است کلید F9 را می زنیم تا سند تراز شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

در نهایت برای ثبت سند کلید ثبت () یا F2 را از روی صفحه کلید می زنیم،

فرم پیغام را هم تایید می کنیم تا سند ثبت شود،

کلید سند جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم تا یک سند جدید ایجاد شود،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند جدید ایجاد شود،

به عنوان نمونه بعدی می خواهیم سند مربوط به پرداخت هزینه اجاره محل انبار 1 را در نرم افزار حسابداری حسیب ثبت کنیم، در ابتدا تاریخ را برابر 1403/01/20 قرار می دهیم و در کادر شرح سند عبارت “پرداخت هزینه اجاره محل انبار 1 در فروردین 1403” وارد می کنیم، روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

با توجه به تعریف نشدن سرفصل معین مورد نظر در حساب کل هزینه، کلید سرفصل جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم تا فرم لیست سرفصل های حسابداری باز شود تا سرفصل های مورد نظر را تعریف کنیم،

در قسمت کل حساب هزینه را انتخاب می کنیم و در بخش معین کلید ایجاد سرفصل جدید () را می زنیم،

خود حسیب با توجه به کد سرفصل قبلی کد سرفصل را ایجاد کرده و کافیست که در کادر نام سرفصل عبارت “اجاره محل” را وارد کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

همینطور در معین اجاره محل در بخش تفصیلی کلید ایجاد سرفصل () را می زنیم تا یک سرفصل تفصیلی در حساب اجاره محل ایجاد کنیم،

در مشخصات سرفصل تفصیلی در بخش کد سرفصل کد 6011001 را وارد می کنیم و در کادر نام سرفصل انبار1 را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

خوب بعد از تعریف سرفصل های مورد نظر کلید خروج () را می زنیم تا از فرم لیست سرفصل های حسابداری خارج شویم،

توجه داشته باشید چون سرفصل های معین اجاره محل و تفصیلی انبار 1 را در فرم مشخصات آرتیکل ایجاد کردیم برای انتخاب سرفصل لازم است در ابتدا یک سرفصل غیر از سرفصل هزینه انتخاب کرد و مجدد سرفصل هزینه را انتخاب کرد تا سرفصل ها به اصطلاح بازخوانی شود، بعد از انتخاب حساب هزینه – اجاره محل – انبار 1 با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 348،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

یک آرتیکل هم از بانک صادرات جهت پرداخت هزینه انتخاب می کنیم، برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

حساب بانکها – صادرات – 0100533781009 را انتخاب می کنیم و با زدن کلید F9 سند را تراز می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

درنهایت با زدن کلید ثبت () یا F2 سند را ثبت می کنیم،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند ما ذخیره شود،

کلید سند جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم تا یک سند جدید ایجاد کنیم،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند جدید ایجاد شود،

بعد از ثبت سند هزینه حقوق نوبت به ثبت سند واریز حقوق از حساب بانکی به کارکنان می رسد، برای اینکار در ابتدا تاریخ را برابر 1403/02/01 تعیین می کنیم و در شرح سند عبارت “پرداخت حقوق فروردین 1403” را وارد می کنیم، در ادامه روی ردیف خالی سند کلیک می کنیم و کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

در فرم مشخصات آرتیکل کلید جستجوی سرفصل () یا F6 را می زنیم تا فرم جستحوی سرفصل باز شود،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بس کا حس” تا حساب  بستانکاران – کارکنان – حسین تقوی انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 135،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

یک آرتیکل جدید به سند اضافه می کنیم، برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم،

مجدد در فرم مشخصات آرتیکل کلید جستجو سرفصل () یا F6 را می زنیم تا فرم جستجو سرفصل باز شود،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بس کا شا” را وارد می کنیم تا حساب بستانکاران – کارکنان – کاظم شاکری انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 149،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

خوب در نهایت باید یک آرتیکل جهت پرداخت وجه از حسابهای بانکی یا صندوق به سند اضافه کنیم، برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

در ابتدا حساب بانکها – صادارات – 0100533781009 را انتخاب می کنیم و در نهایت چون آخرین آرتیکل سند است با استفاده از کلید F9 سند را تراز می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

خوب این سند الان شرایط ثبت را دارد، با زدن کلید ثبت () یا F2 سند را ثبت می کنیم،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند ثبت شود،

به عنوان نمونه بعدی یکی از بدهکاران به مجموعه در تاریخ 10 فروردین مقداری از بدهی خود به مجموعه را پرداخت کرده برای اینکار کلید سند جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند حسابداری جدید ایجاد شود،

روی ردیف خالی کلید Enter را می زنیم تا وارد فرم مشخصات آرتیکل شویم،

در فرم مشخصات آرتیکل در ابتدا سرفصلی که قرار است پول را دریافت کند انتخاب می کنیم و با نگه داشتن همزمان کلید ترکیبی Alt+ش وارد کادر شرح می شویم و عبارت “واریز طی فیش 115599” را وارد می کنیم و با نگه داشتن کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 845،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حال باید آرتیکل مربوط به حساب شخصی را که پول پرداخت می کند را به سند اضافه کنیم، برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

در فرم مشخصات آرتیکل با زدن کلید جستجوی سرفصل () یا F6 وارد فرم جستجوی سرفصل می شویم،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بد شر تع” را وارد می کنیم تا حساب بدهکاران – شرکت ها – تعاونی روستایی قدس انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

با زدن کلید F8 شرح قبلی را تکرار می کنیم و در پایین فرم با زدن کلید F9 سند را تراز می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حال باید کلید ثبت را بزنیم تا سند حسابداری ذخیره شود،

فرم را تأیید می کنیم تا سند ثبت شود،

کلید سند جدید () را می زنیم تا یک سند جدید ایجاد شود،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند جدید ایجاد شود،

در ابتدا تاریخ را برابر 1403/12/01 قرار می دهیم بعد روی ردیف خالی سند کلید Enter را  می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

به عنوان نمونه ما به پخش مواد غذایی محلی 900،000،000 ریال پرداخت کردیم برای اینکار در ابتدا در فرم مشخصات آرتیکل کلید جستجو سرفصل () یا F6 را می زنیم تا فرم جستجو سرفصل باز شود،

در فرم جستجوی سرفصل در کادر جستجو عبارت “بس تا پ” را وارد می کنیم تا حساب بستانکاران – تأمین کنندگان – پخش مواد غذایی محلی انتخاب شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از انتخاب سرفصل با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 900،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

همچنین باید آرتیکل مربوط به خروج وجه از حساب بانکی را نیز به سند اضافه کنیم، برای اینکار روی  ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

خوب در ابتدا باید بانک مورد نظر را انتخاب کنیم، بعد از انتخاب بانک چون سندی که در حال ثبت آن هستیم یک سند ساده است کافی است کلید F9 را بزنیم تا سند تراز شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حال کافیست کلید ثبت را بزنیم تا سند ثبت شود،

کلید تأیید را می زنیم تا سند ذخیره شود،

نکته قابل توجه: یک از ترمز های حسیب در هنگام ثبت سند یا هر نوع عملیاتی که طرف حساب بانک یا صندوق در آن درگیر است اجازه منفی شدن یا به اصطلاح بستانکار شدن مانده بانک و صندوق را نمی دهد،

برای رفع این خطا دو راه حل وجود دارد ؛ روش اول ) موجودی بانک را افزایش دهیم تا بتوان این وجه را پرداخت نمود؛ روش دوم ) بانک یا مبلغ را تغییر دهیم.

توجه داشته باشید در حالی که بانک انتخاب است در پایین فرم در قسمت مانده حساب موجودی بانک به خوبی دیده می شود که برابر 850،000،000 ریال که از میزان برداشت ما کمتر است، ما در این آموزش قصد داریم تا نحوه ثبت اسناد را به شما آموزش دهیم، بنابراین روی ردیف بانک ملی کلید Enter را می زنیم تا بانک را تغییر دهیم،

 یکی دیگر از حساب های بانکی مجموعه را انتخاب می کنیم، همانطور که مشاهده می کنید در قسمت مانده حساب موجودی بانک رویت میشود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

در نهایت کافی است با زدن کلید ثبت سند را ذخیره کنیم،

کلید تأیید را می زنیم تا سند ثبت شود،

کلید سند جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم تا یک سند جدید ایجاد شود،

فرم را تأیید می کنیم تا سند جدید ایجاد شود،

به عنوان نمونه بعدی ما در تاریخ 1403/02/20سندی بابت انتقال وجه 800،000،000 ریال از بانک صادرات شماره حساب0100533781009 به بانک صادرات شماره حساب 0583095003 ثبت کنیم، برای اینکار در ابتدا تاریخ را برابر 1403/02/20 قرار می دهیم و بعد روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم،

در ابتدا حسابی که پول را دریافت می کند را انتخاب می کنیم، سرفصل کل را بانکها تعیین می کنیم و سرفصل معین صادرات و سرفصل تفصیلی 0583095009 را انتخاب می کنیم و با نگه داشتن کلید های ترکیبی Alt+ش وارد کادر شرح می شویم و عبارت “واریز طی فیش 3939” و با نگه داشتن کلید های ترکیبی  Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 800،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

حالا لازم است بانکی که از آن پول خارج می شود را در سند اضافه کرد، برای اینکار روی ردیف خالی سند کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

در ابتدا سرفصل کل بانکها ، سرفصل معین صادرات و سرفصل تفصیلی 0100533781009 و در ادامه کلید F8 را می زنیم تا شرح قبلی تکرار شود و در نهایت چون سند ساده است کلید F9 را می زنیم تا سند تراز شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

در نهایت کافیست تا سند حسابداری را به ثبت برسانیم، برای اینکار کلید ثبت () یا F2 را می زنیم تا سند حسابداری ثبت شود،

این فرم را هم تأیید می کنیم تا سند ذخیره شود،

کلید سند جدید () یا کلید های ترکیبی Ctrl+N را می زنیم تا سند جدید ایجاد شود،

کلید تأیید را می زنیم تا سند جدید ایجاد شود،

به طور مثال الان آخر اردیبهشت 1403 است و ما می خواهیم سند مربوط به هزینه حقوق کارکنان را در نرم افزار ثبت کنیم، ما می توانیم با استفاده از کلید استفاده از اسناد قبلی () از سند های گذشته استفاده کنیم، با زدن کلید استفاده از اسناد قبلی وارد فرم جستجوی اسناد باز می شود،

یکی از فواید ثبت شرح سند در این فرم است که سندی قرار است ازش کپی گرفته شود کاملاً مشخص است، سند مربوط به فیش حقوق فروردین 1403 را انتخاب می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

 فقط کافیست تاریخ و شرح سند را تعیین نمود در صورت تغییر مبلغ حقوق کارکنان نیز می توانید روی آن ردیف کلید Enter را بزنید تا مبلغ آن را اصلاح نمایید، تاریخ را برابر 1403/02/31 تعیین می کنیم و در شرح سند عبارت “فیش حقوق اردیبهشت 1403” را وارد می کنیم، به عنوان نمونه حقوق حسین تقوی در اردیبهشت ماه برابر 152،000،000 ریال شده است برای این که بتوان مبلغ هزینه حسین تقوی را اصلاح نمود، ردیف مربوط به هزینه – کارکنان – حسین تقوی را انتخاب می کنیم و در نهایت کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

در فرم مشخصات آرتیکل با نگه داشتن کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 152،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید(Ctrl+Enter) می کنیم،

همچنین در این فرم ردیف مربوط به حساب بستانکاران -کارکنان – حسین تقوی را انتخاب می کنیم و کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

چون ما فقط ردیف مربوط به هزینه – کارکنان – حسین تقوی را تغییر دادیم در این فرم کافی است کلید F9 را بزنیم تا سند تراز شود و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

سند آماده است تا ثبت شود برای ثبت سند کافی است کلید ثبت () یا F2 را بزنیم،

کلید تأیید را می زنیم تا سند حسابداری ثبت شود،

از منوی تریل عملیات / سند حسابداری را باز میکنیم،

در این فرم برای مشاهده تمامی اسناد کافی است کلید تعیین محدوده () یا F7 را بزنیم،

در فرم تعیین محدوده بدون اینکه چیزی را تغییر دهیم کلید ctrl + Enter را می زنیم تا تمامی اسناد لیست شود،

همانطور که مشاهده می کنید تمامی اسناد در فرم لیست شدند، فقط توجه کنید چون فرم بر اساس تاریخ مرتب شده ولی شماره سندها پشت سر هم نیست، برای اصلاح شماره سند ها کافیست اسناد را مرتب سازی کنیم،

برای اینکار وارد منوی پشتیبانی / عملیات ویژه / مرتب سازی اطلاعات شده،

در این فرم کلید مرتب سازی اسناد حسابداری را می زنیم تا اسناد حسابداری بر اساس تاریخ مرتب شود،

حال اگر برگردیم به فرم تریل اسناد حسابداری مشاهده می کنیم که تاریخ و شماره سند ها مرتب شدند.

توجه داشته باشید اگر بخواهید اسناد را بعد از ثبت به ترتیب چاپ بگیرید در همین فرم در بالای فرم نوع چاپ را انتخاب می کنیم و در نهایت کلید چاپ گروهی را می زنیم.

بخش چهارم)گزارش دفاتر کل، معین و تفصیلی

یکی از مهمترین گزارشاتی که باید در هر نرم افزار حسابداری وجود داشته باشد، گزارش دفاتر کل معین و تفصیلی است،

برای گرفتن گزارش از منوی گزارشات / دفاتر / دفاتر کل ؛ معین و تفضیلی را انتخاب می کنیم،

در فرم دفاتر کل ؛ معین و تفصیلی باید در ابتدا مانند مشخصات آرتیکل سرفصل مورد نظر را انتخاب کنید، همانطور که مشاهده می کنید بازه زمانی با توجه به اسنادی که در سیستم ثبت شده از تاریخ 1403/01/01 تا 1403/02/31 پیشنهاد شده است و در قسمت سطح می توانید سطح گزارش را تعیین کنید، نکته: حسیب با توجه به سرفصلی که انتخاب می کنید بر اساس معین و تفصیلی های تعریف شده سطح را انتخاب می کند، به عنوان مثال اگر شما سرفصل کل فروش را انتخاب کنید چون سرفصل معین و تفصیلی ندارد سطح روی کل قرار می گیرد، در کل شما می توانید بر اساس نیاز خود سطح گزارش را تعیین نمایید و در نهایت کلید نمایش اطلاعات () یا F12 را بزنید تا گزارش نمایش یابد،

شما حتی می توانید از داخل گزارش به اصل عملیات ثبت شده دسترسی داشته باشید، برای اینکار ردیف مربوطه را انتخاب می کنیم و با زدن کلید عطف () یا نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Ctrl+Enter وارد فرم بازنگری عملیات ثبت شده می شویم ، توجه داشته باشید چون تا به الان ما فقط سند در سیستم ثبت کردیم می توانیم حتی با استفاده از کلید سند حسابداری () یا زدن کلید Enter نیز به سند منتخب در گزارش دست پیدا کنیم،

خوب اگر کاربری شما از سوی کاربر ارشد دسترسی داشته باشد می توانید در صورت نیاز سند را اصلاح کنید، به عنوان نمونه ما مبلغ 845،000،000 ریال را به 800،000،000 ریال تغییر می دهیم ، برای اینکار روی ردیف مورد کلیک می کنیم تا در حالت انتخاب قرار گیرد و در نهایت کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

با نگه داشتن همزمان کلید های ترکیبی Alt+د وارد کادر بدهکار می شویم و مبلغ 800،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت کاید تأیید را می زنیم،

ردیف دوم سند را هم انتخاب می کنیم و کلید Enter را می زنیم تا فرم مشخصات آرتیکل باز شود،

با زدن کلید F9 سند را تراز می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

بعد از تراز شدن سند کافیست کلید ثبت را بزنیم تا سند ذخیره شود،

بعد از  خروج از سند مشاهده می کنید بلافاصله تغییرات در سند در گزارش دیده می شود،

یکی از کاربرد های دیگر فرم دفاتر کل ، معین و تفصیلی تیک زدن حسابها است، بدین شکل است که شما روی ردیف منتخب کلید Space را بزنید، به این ترتیب شما ردیفی را تیک زدید، همچنین شما می توانید رأس و جمع ردیفهای منتخب را ببینید،

بخش پنجم) گزارش کل اسناد حسابداری

گزارش بعدی که در این آموزش می خواهیم به آن اشاره کنیم، گزارش کل اسناد حسابداری است،

برای وارد شدن به فرم کل اسناد حسابداری، از منوی گزارشات / ترازهای آزمایشی (مرور حسابها) / کل اسناد حسابداری را می زنیم تا فرم کل اسناد حسابداری باز شود،

در این فرم با زدن کلید تعیین محدوده () یا F7 وارد فرم تعیین محدوده می شویم،

به عنوان نمونه ما می خواهیم به دنبال اسنادی که در شرح آرتیکلشون شماره فیش 115599 درج شده است را پیدا کنیم، برای اینکار در فرم تعیین محدوده در کادر شرح شامل عبارت “115599” را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

همانطور که مشاهده می کنید آرتیکل هایی که در فرم کل سند حسابداری دیده می شود، آرتیکل هایی است که در شرح آن عبارت “115599” دیده می شود،

مجدداً کلید F7 یا تعیین محدوده () را می زنیم تا فرم تعیین محدوده باز شود،

به عنوان نمونه بعدی می خواهیم آرتیکل هایی که گردش بدهکارشون 900،000،000 ریال است را پیدا کنیم، برای اینکار در فرم تعیین محدوده در کادر گردش بدهکار از و تا مبلغ 900،000،000 ریال را وارد می کنیم و در نهایت فرم را تأیید می کنیم،

همانطور که مشاهده می کنید تمام آرتیکل هایی که در آن گردش بدهکار 900،000،000 ثبت شده است در گزارش دیده می شود در صورت نیاز می توانید با انتخاب ردیف و زدن کلید عطف () با سند حسابداری ( ) به عملیات ثبت شده دست پیدا کنید.

بخش ششم) گزارش دفتر روزنامه

یکی از گزارشات مهم دیگر هر نرم افزار حسابداری دفتر روزنامه است،

برای باز کردن این گزارش وارد منوی گزارشات / دفاتر / دفتر روزنامه می شویم،

شما در این گزارش در چهار سطح آرتیکل ، سند ، روز و ماه می توانید گزارش بگیرید، بعد از تنظیم نوع، کلید نمایش اطلاعات را می زنیم تا گزارش تهیه شود و نمایش داده شود،

در حالی که سطح روی آرتیکل است تمامی آرتیکل های سند زیر هم لیست می شوند، همانطور که مشاهده می کنید شماره سند ، روز ، ماه ، سال در این گزارش کاملاً مشخص است،

در سطح سند از ریز سند فقط سرفصل کل دیده می شود،

در حالی گزارش را در حالت روز می گیریم، اسناد جمع کل حسابها در هر روزی که در سیستم اطلاعات ثبت شده در گزارش به خوبی قابل مشاهده است،

در صورتیکه به اداره دارایی اعلام کرده باشید که از نرم افزار حسابداری استفاده میکنید ، می توانید دفتر روزنامه را به صورت ماهانه هم بنویسید، که در این حالت نوشت گزارش راحت تر می شود که می شود 14 سند که 12 سند به ازای هر ماه و دو سند بابت سند افتتاحیه و اختتامیه می باشد.

حتی شما با زدن کلید دفتر کل می توانید به گزارش دفتر کل، معین و تفصیلی دست پیدا کنید،

توجه داشته باشید چون سطح گزارش دفتر روزنامه بر اساس ماه بود، و جمع سطوح کل در گزارش بود در دفاتر هم حساب کل انتخاب شده و سطح گزارش هم کل تعیین شده و همچنین از تاریخ تا تاریخ هم با توجه به تاریخ سند از 1403/01/01 تا 1403/01/01 تعیین شده،

همچنین با انتخاب ردیف مورد نظر و زدن کلید سند حسابداری یا عطف می توانیم به عملیات ثبت شده دست پیدا کنیم و در صورت داشتن دسترسی از سوی کاربر ارشد می توانیم سند را اصلاح کنیم.

گزارش بعدی گزارش خلاصه عملکرد اسناد است،

بخش هفتم) خلاصه عملکرد روزانه اسناد

برای اینکه بتوانیم وارد گزارش روزانه خلاصه عملکرد اسناد بشویم باید از منوی گزارشات روزانه خلاصه عملکرد اسناد بشویم،

در صورتیکه از دفتر روزنامه سطح را ماهانه تنظیم می کنید لازم است برای روکش دفتر روزنامه از گزارش خلاصه عملکرد اسناد استفاده کنیم، تاریخ را برابر 1403/01/01 قرار می دهیم و کلید نمایش اطلاعات را می زنیم،

حال با زدن کلید چاپ این گزارش را چاپ می گیریم،

پس از تعیین نوع چاپ و چاپگر با زدن کلید چاپ گزارش را چاپ می گیریم،

همانطور که مشاهده می کنید جمع کل گردش حساب ها در تاریخ 1403/01/01 در یک سند بارگزاری شده است،

حال اگر تاریخ را 1403/01/31 تنظیم کنیم و کلید چاپ را بزنیم،

همانطور که مشاهده می کنید در تاریخ 1403/01/31 شماره سند عدد 5 است، به این معنی است که پنجمین روزی است که در حسیب اطلاعات ثبت شده است.

بخش هشتم) گزارش خلاصه عملکرد ادواری اسناد

برای گرفتن این گزارش کافیست از منوی گزارشات / تراز های آزمایشی (مرور حسابها) / خلاصه عملکرد ادواری اسناد را انتخاب کنید،

در ابتدا لازم است بازه زمانی گزارش را مشخص کنیم، توجه داشته باشید برای گرفتن سند مربوط به افتتاحیه باید از و تا تاریخ را برابر 1403/01 قرار دهیم و کلید نمایش اطلاعات را بزنیم تا گزارش نمایش یابد،

کلید چاپ را می زنیم تا گزارش را چاپ بگیریم،

نوع چاپ و چاپگر مورد نظر را انتخاب می کنیم و کلید چاپ را می زنیم،

همانطور که مشاهده می کنید شماره سند برابر 1 است،

توجه داشته باشید برای گرفتن گزارش خلاصه عملکرد ادواری اسناد در فروردین ماه باید از تاریخ را 1403/01/02 و تا تاریخ را برابر 1403/01/31 قرار بدهیم  و کلید نمایش اطلاعات را بزنیم،

با زدن کلید چاپ گزارش را چاپ می کنیم،

کلید چاپ را می زنیم تا گزارش چاپ شود،

همانطور که مشاهده می کنید شماره سند 2 است، در حالیکه در خلاصه عملکرد روزانه اسناد شماره سند 5 بود.

بخش نهم) گزارش خلاصه عملکرد دفاتر کل، معین و تفصیلی

یکی از مهمترین گزارشات در نرم افزار حسابداری گزارش خلاصه عملکرد دفاتر است، برای وارد شدن به این گزارش وارد منوی گزارشات / دفاتر / خلاصه عملکرد دفاتر می شویم،

در این فرم مانند گزارش دفاتر کل معین و تفصیلی می توانیم از سه روش سرفصل مربوطه را انتخاب کنیم،

روش اول) با زدن کلید جستجوی سرفصل، سرفصل مورد نظر را جستجو کنیم و انتخاب کنیم.

روش دوم) با وارد کردن کد سرفصل مورد نظر و زدن کلید Enter سرفصل مورد نظر را انتخاب کنیم.

روش سوم) از لیست کرکره‌ای سرفصل مورد نظر را انتخاب کنیم.

بعد از انتخاب سرفصل بازه زمانی گزارش را می توان تعیین کرد، سطح گزارش را تعیین کرد که بر اساس کل یا معین یا تفصیلی باشد، دوره گزارش را تعیین کرد و در نهایت کلید نمایش اطلاعات را می زنیم تا گزارش نمایش یابد،

با انتخاب هر ردیف و زدن کلید نمایش دفتر () ریز جزئیات مربوط به آن سند باز می شود،

همانطور که مشاهده می کنید سرفصل از گزارش خلاصه دفاتر کل، معین و تفصیلی اقتباس شده و همچنین بر اساس ردیفی که انتخاب شده بود تاریخ هم در همان بازه زمانی قرار گرفته شده است،

همچنین با زدن کلید عطف () یا سند حسابداری () می توانیم به اصل عملیات ثبت شده دست پیدا کنیم و در صورت نیاز به اصلاح و داشتن دسترسی از سوی کاربر ارشد سند را اصلاح کنیم و در نهایت نتیجه آن را در لحظه در گزارش دفاتر کل معین و تفصیلی و همچنین گزارش خلاصه دفاتر کل، معین و تفصیلی مشاهده کنیم،

بهترین حالت و راحت ترین گزارش خلاصه دفاتر کل، معین  و تفصیلی به صورتی است که دوره در حالت ماه قرار گیرد، به این ترتیب 12 ردیف بابت ماه های سال و 2 ردیف بابت افتتاحیه و اختتامیه در گزارش دیده می شود.

بخش دهم) گزارش تراز آزمایشی (مرور حسابها)

یکی از مهمترین گزارشاتی که باید در هر نرم افزار حسابداری وجود داشته باشد گزارش تراز آزمایشی یا مرور حسابها است، برای ورود به این گزارش وارد منوی گزارشات /تراز های آزمایشی (مرور حسابها) / تراز کل می شویم،

در ابتدا سطح ترازنامه را مشخص می کنیم که بر اساس معین ، تفصیلی یا کل باشد، در مرحله بعد از سرفصل تا سرفصل مورد نظر را مشخص می کنیم، توجه داشته باشید اگر از سرفصل و تا سرفصل را مشخص نکنیم تمامی سرفصل ها را نشان می دهد، در مرحله بعد شما باید مشخص کنید گزارش بر حسب تاریخ یا شماره سند نمایش یابد، در مرحله بعد شما می توانید نوع ترازنامه را مشخص کنید که چهار ستونی ، شش ستونی، هشت ستونی یا دوازده ستون باشد و شاخص ترتیب نمایش گزارش را مشخصا کنید، در صورت تمایل می توانید تیک مربوط به عدم نمایش سرفصلهای بدون گردش را فعال کنید تا سرفصل هایی که گردش مالی ندارند در گزارش دیده نشوند و در نهایت کلید نمایش اطلاعات را می زنیم تا گزارش نمایش یابد،

بازه زمانی گزارش را از تاریخ 1403/01/20 تا تاریخ 1403/02/10 قرار می دهیم و نوع ترازنامه را در حالت شش ستونی قرار می دهیم و در نهایت کلید نمایش اطلاعات () یا F12 را می زنیم تا گزارش توسط نرم افزار حسابداری حسیب تهیه شود، در حالی که گزارش را در حالت شش ستونی تهیه کردیم دو ستون به نام گردش بدهکار طی دوره و گردش بستانکار طی دوره که مربوط به گردش مالی در بازه زمانی که مشخص کردیم را نشان می دهد، توجه داشته باشید اگر روی سرفصلی که دارای سرفصل معین و تفصیلی است دابل کلیک کنیم سرفصل های معین آن سرفصل کل نمایش می یابد، به عنوان نمونه روی سرفصل کل بانکها دابل کلیک می کنیم سرفصل های معین باز می شود و حساب بانک صادرات را انتخاب می کنیم و نمایش دفاتر کل، معین و تفصیلی () یا کلید های ترکیبی Ctrl + Enter را می زنیم،

همانطور که مشاهده می کنید در بخش اول سرفصل انتخاب شده و سطح هم بر روی معین تنظیم شده بدلیل اینکه بانک صادرات را انتخاب کردیم و صادرات معین است سطح گزارش هم به صورت اتومات معین تنظیم شده است و همچنین بازه زمانی تاریخی هم بر اساس گزارش تراز کل از تاریخ 1403/01/20 تا تاریخ 1403/02/10 تنظیم شده است،

شما حتی می توانید از این گزارش خروجی اکسل و چاپ هم تهیه نمایید، برای تهیه چاپ از این گزارش کلید چاپ () را میزنیم،

همانطور که مشاهده می کنید گزارش با توجه به تنظیمات مانند نوع ترازنامه ، عدم نمایش سرفصلهای بدون گردش مالی و… در چاپ کاملا رویت می شود،

همچنین برای گرفتن خروجی اکسل از گزارش ترازنامه کافی است کلید خروجی اکسل () را بزنیم، در خروجی اکسل مانند چاپ با توجه به تنظیمات گزارش خروجی اکسل نیز آماده می شود.

بخش یازدهم) ترازنامه

آخرین گزارشی که می خواهیم در این گزارش به آن اشاره کنیم، گزارش ترازنامه است، برای وارد شدن به این گزارش از منوی گزارشات / سود و زیان / ترازنامه را انتخاب میکنیم،

در گزارش ترازنامه با توجه به ثبت اسناد مربوط به هزینه ثبت کردیم در ترازنامه هم در قسمت سود و زیان عدد منفی به ما نشان داده است، نکته این است که باید در این فرم جمع دارائی ها  با جمع بدهی ها برابر باشد در غیر این صورت باید حساب ها مورد بررسی قرار گیرد، شما حتی می توانید این گزارش را چاپ کنید، برای اینکار کلید چاپ را می زنیم،

در ابتدا لازم است نوع چاپ و چاپگر را انتخاب کنیم و در نهایت کلید چاپ را بزنیم،

همانطور که مشاهده می کنید در این نوع چاپ شکل ظاهری با فرم تقریباً به یک شکل است،

استاندارد جدیدی را اداره داریی برای ارائه گزارش ترازنامه قرار داده است که باید از کادر نوع چاپ ترازنامه آبشاری را انتخاب کنیم و در نهایت کلید چاپ را می زنیم،