در تعریف کدینگ حسابداری یکی از سطوح پایانی حسابداری، حساب تفصیلی است. این سطح حساب عموما زیرمجموعه حساب های معین است. در تعریف حساب های تفصیلی در بسیاری از موارد ناچار به استفاده از یک حساب تفصیلی در چند حساب معین مختلف هستیم، به‌طور مثال یک حساب بانکی با معین‌های بانک‌ها، اسناد در جریان وصول و اسناد پرداختنی در ارتباط است. یک شخص اگر هم سهام‌دار باشد هم کارمند مجموعه، می‌تواند گردش مالی در معین جاری شرکا، جاری کارکنان، وام کارکنان و معین‌های دیگر داشته باشد که در این حالت از حساب تفصیلی شناور استفاده می‌شود.
شاید برایتان سوال باشد که چرا باید از حساب های تفصیلی شناور استفاده کنیم. برای پاسخ به این سوال دو حالت زیر را بررسی می‌کنیم.
اگر از حساب تفصیلی شناور استفاده نکنیم
زیر هر حساب معین حساب‌های تفصیلی مربوط به همان حساب معین مشخص خواهد شد. از محاسن این روش سادگی تعریف کدینگ حساب‌ها و سادگی صدور سند حسابداری می‌باشد. معایب این روش نیز سختی گزارش‌گیری تجمیعی و مقایسه‌ای از یک تفصیل می‌باشد؛ به‌طور مثال، شما اگر نیاز داشته باشید مستقل از یک معین، مانده حساب یکی از شرکا را بدانید باید مانده هریک از حساب‌های شخص را گرفته و سرجمع آن‌ها را محاسبه کنید.
زمانی که شما بخواهید این گزارش را برای مراکز هزینه یا پروژه‌ها بگیرید و مقایسه‌ای بین هزینه و در آمدهای یک پروژه یا مقایسه دو یا چند پروژه را با هم انجام دهید، تهیه چنین گزارش‌هایی بسیار زمان‌بر و سنگین خواهد بود.
پس برای حل این مشکل از روش دوم یا تفصیلی شناور استفاده خواهیم کرد.
استفاده از حساب تفصیلی شناور
در این روش کد تفصیلی را از معین جدا کرده و هر حساب تفصیلی به‌طور مستقل تعریف می‌شود. هنگام ثبت سند حسابداری، سطح معین و تفصیلی به تفکیک درج می‌شوند. در این روش برای هر تفصیل در کل سیستم، یک کد واحد خواهیم داشت. به همین دلیل به این روش تفصیلی واحد گفته می‌شود و چون این تفصیلی می‌تواند با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن تفصیلی شناور نیز گفته می‌شود. در این حالت دیگر لازم نیست برای گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشته باشیم.
مطالب مرتبط
از معایب این روش پیچیدگی تعریف حساب‌ها می‌باشد که البته در مقابل امکاناتی که در اختیار ما می‌گذارد قابل چشم‌پوشی است.
محاسن این روش گزارش‌گیری بسیار قوی و پویا است. شما می‌توانید گردش و تراز هر حساب تفصیلی را در یک معین مشخص یا در تمامی معین‌ها، به صورت سرجمع یا به تفکیک به راحتی گزارش‌گیری نمایید.
