رفع خطاهای رایج ارسال صورتحساب به سامانه مودیان. در این مطلب به چند مورد از پرتکرارترین خطاهای سامانه مودیان که در هنگام ارسال صورتحساب به سامانه ممکن است با آنها برخورد کنیم و همچنین نحوه رفع این خطاها اشاره خواهیم داشت.
1. مقدار فیلد شماره مالیاتی صورتحساب مرجع با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
اولین خطا از لیست خطاهای سامانه مودیان هنگامی رخ می‌دهد که سامانه، شماره شناسه مالیاتی صورتحساب را تکراری تشخیص می‌دهد. در این حالت ممکن است که صورتحساب از قبل به سامانه ارسال و در کارپوشه ثبت شده باشد، بنابراین قبل از انجام هر کاری به کارپوشه خود مراجعه کرده و بررسی کنید که آیا صورتحساب در کارپوشه شما وجود دارد و یا خیر.
در صورت وجود صورتحساب در کارپوشه شما نیاز به انجام اقدامی در نرم افزار حسابداری حسیب وجود ندارد. در غیر این صورت باید مراحل زیر بررسی شوند:
برای رفع این مشکل در نرم افزار حسابداری حسیب نت باید دقت داشته باشیم که می‌بایست شماره فاکتورهای ثبت شده در حسیب در سال‌های پشت سر هم در پی هم باشند. به عنوان مثال اگر در نرم افزار حسیب آخرین شماره فاکتور ثبت شده در سال مالی 1402 برابر با 250 باشد اولین شماره فاکتور ثبت شده در سال 1403 باید 251 باشد. اگر این ترتیب رعایت نشود و به عنوان مثال شماره اولین فاکتور در سال مالی جدید 1 باشد، در ارسال فاکتورهای شماره 1 تا 250 به دلیل تکراری بودن شماره فاکتور تداخل ایجاد خواهد شد.
در صورت مواجه شدن با این مشکل اگر امکان اصلاح شماره فاکتورها برای شما فراهم است، می‌بایست شماره فاکتورها را اصلاح کرده و مجدد به سامانه ارسال کنید. در غیر این صورت بهتر است یک شناسه حافظه مالیاتی جدید ایجاد و در حسیب ثبت کرده و صورتحساب‌های ارسال نشده را با آن شناسه حافظه به سامانه ارسال کنید.
بیشتر بخوانید: آموزش نحوه ثبت نام سامانه مودیان
2. مقدار فیلد تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی) از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست.
دومین خطای رایج از لیست خطاهای سامانه مودیان که هنگام ارسال صورتحساب به سامانه رخ می‌دهد در رابطه با تاریخ و زمان صورتحساب است. علت وقوع این خطا ممکن است یکی از موارد زیر باشد:
1. به دلیل عدم رعایت تقدم و تاخر زمانیِ ثبت صورتحساب. مثلا فرض کنید که صورتحساب با شماره 100 به تاریخ 19 فروردین و صورتحساب شماره 102 به تاریخ 15 فروردین ثبت شده باشد. در این حالت هنگام ارسال صورتحساب با شماره 102 با خطای ذکر شده مواجه خواهیم شد چرا که تاریخ صورتحساب با شماره بالاتر نباید کمتر از تاریخ صورتحساب با شماره پایین‌تر باشد. برای رفع این مشکل می‌بایست تاریخ و ساعت صورتحساب دوم اصلاح و به تاریخی بعد از تاریخ صورتحساب اول ثبت شود.
2. به دلیل عدم رعایت تقدم و تاخر زمانیِ ثبت صورتحساب ابطالی و یا برگشت از فروش نسبت به صورتحساب مرجع. همیشه باید در نظر داشته باشید که فاکتورهای ردی (ابطالی) و یا فاکتورهای برگشت از فروش باید از نظر زمانی به تاریخ بعد از تاریخ و ساعت فاکتور مرجع ثبت شوند.
3. به دلیل ثبت صورتحساب به تاریخی خارج از بازه زمانی قابل قبول توسط سامانه مودیان. در واقع تاریخ ثبت فاکتور نباید خارج از بازه زمانی قانونی‌ای که امکان ارسال ثبت فاکتور به سامانه مودیان وجود دارد باشد. مثلا در زمان نگارش این مقاله تنها امکان ارسال فاکتورهای ثبت شده به تاریخ 21 روز گذشته به سامانه وجود دارد و در صورتی که تاریخ فاکتور شما به تاریخی قبل از این بازه باشد با این خطا مواجه خواهید شد. برای رفع این مشکل می‌بایست یا تاریخ ثبت فاکتور اصلاح شود و یا در صورتی که امکان تغییر تاریخ فاکتور وجود ندارد این صورتحساب در گزارشات فصلی خرید و فروش (TTMS) به سامانه ارسال شود.
3. مقدار فیلد شماره اقتصادی فروشنده با اطلاعات سامانه منطبق نیست
این خطا هنگامی رخ می‌دهد که شماره یا کد اقتصادی شما به عنوان فروشنده به درستی در نرم افزار حسیب ثبت نشده باشد.
برای بررسی این مورد باید وارد منوی تنظیمات > مشخصات موسسه شوید. در این فرم در صورتی که شخص حقیقی یا مشارکتی هستید، باید در کادر شماره اقتصادی کد اقتصادی خود را وارد کنید. اما در صورتی که شخص حقوقی هستید باید در این کادر شناسه ملی شرکت خود را وارد کنید.
4. مقدار فیلد نرخ مالیات بر ارزش افزوده (J) با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
مهم‌ترین علت رخ دادن این خطا این است که در صورتحساب شما کالاها یا خدماتی وجود دارند که درصد مالیات ارزش افزوده مشخص شده برای آنها در حسیب با درصد مالیات مشخص شده در سامانه مودیان متفاوت است.
مثلا کالایی در فاکتور فروش شما وجود دارد که مالیات ارزش افزوده آن در سایت سامانه 16% است اما در حسیب مالیات برای آن کالا 10% تعریف شده باشد و یا مثلا کالایی در فاکتور وجود دارد که مالیات آن در حسیب برابر 0 بوده و در سامانه برابر 10% در نظر گرفته باشد.
برای حل این مشکل به این دلیل که سامانه ردیفی که مالیات ارزش افزوده آن دارای مغایرت است را مشخص نمی‌کند نیاز است تا ستون مالیات ارزش افزوده در فاکتور به صورت ردیف به ردیف برای کالاها بررسی شده و مقدار درست درصد مالیات ارزش افزوده برای ردیف دارای مغایرت اصلاح شود؛ یا در صورتی که شناسه کالا یا خدمت نادرستی برای کالا وارد شده است، شناسه کالای ردیف منتخب اصلاح شود.
حالت دیگری که باعث رخ دادن این خطا می‌شود این است که ممکن است مشتری فاکتور شما نهادی باشد که از پرداخت مالیات ارزش افزوده معاف باشد (مانند بانک‌ها)؛ در این حالت قبل از ارسال صورتحساب به سامانه مودیان نیاز است که در قسمت پایین فاکتور تیک گزینه مالیات بر ارزش افزوده برداشته شود تا مالیات ارزش افزوده برای این صورتحساب محاسبه نشود.
بیشتر بخوانید: نحوه ثبت مالیات ارزش افزوده در فاکتور فروش در حسیب نت
5. مقدار فیلد شناسه کالا یا خدمت با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
در این حالت احتمالا کالا یا کالاهایی در صورتحساب شما وجود دارند که در فرم مشخصات آن کالاها در فیلد شناسه تجارت کالا عددی وارد شده که نامعتبر است و یا تغییر پیدا کرده است.
برای حل این مشکل نیاز است تا صحت شناسه تجارت کالای وارد شده برای کالاهای موجود در صورتحساب به صورت ردیف به ردیف از طریق آدرس stuffid.tax.gov.ir در سایت سامانه مودیان بررسی شوند.