جهت دانلود فیلم کلیک کنید.
بستن سال مالی
در پایانِ هر دورۀ مالی پیشنهاد می‌شود، سال مالی بسته و دورۀ مالیِ جدید ایجاد شود؛ این امر باعثِ ایجادِ بانک‌هایِ جدیدِ اطلاعاتی برای دورۀ مالیِ جدید خواهد شد که موجبِ افزایشِ سرعتِ محاسبۀ گزارشات و ثبتِ بازنگری‌ها خواهد بود؛ همچنین اگر دورۀ مالی، غیرِ سنواتی بسته شود، شمارۀ فاکتورها، قبوض و رسیدها از شمارۀ یک شروع خواهد شد.
دورۀ مالی به دو صورتِ سنواتی یا غیرِ سنواتی بسته می‌شود، در نظر بگیرید که دورۀ مالی در پایانِ سالِ مالی بسته نشده باشد و تعدادی اسناد و عملیات به تاریخِ سنواتِ بعد در این دورۀ مالی ثبت شده باشند، اگر بخواهیم دورۀ مالی طوری بسته شود که اسناد و عملیاتِ ثبت شده به تاریخِ سنواتِ بعد از دورۀ مالیِ جاری کَنده و به دورۀ مالیِ جدید منتقل شود، سال مالی بصورتِ سنواتی بسته می‌شود ولی اگر بخواهیم هیچ اطلاعاتی از دورۀ مالیِ جاری به دورۀ بعد منتقل نشود، سالِ مالی بصورتِ غیرِ سنواتی بسته می‌شود.
بنابراین بستنِ سالِ مالی، بصورتِ سنواتی می‌تواند در هر زمانی انجام شود، این روش به‌خصوص در کسب و کارهایی که کارهای معوقِ سالِ قبل را هنوز کامل ثبت ننموده‌اند مفید است؛ اما بستنِ سالِ مالیِ غیرِ سنواتی بهتر است در پایانِ سالِ مالی، قبل از ثبت هر گونه عملیات به تاریخِ سالِ جدید، انجام شود.
توجه داشته باشید با بستنِ سالِ مالی، اطلاعات دورۀ بسته شده غیر قابل اصلاح خواهد بود.
در هر دو روش بستنِ سالِ مالی، چهار موضوع باید قبل از بستنِ سالِ مالی بررسی شود:
- عدمِ وجودِ سندِ ناتراز
- عدمِ وجودِ سندِ با گردشِ ارقامِ نامعتبرِ اعشاری
- عدمِ وجودِ کالا با مقدارِ منفی در انبار
- عدمِ وجودِ سند به تاریخِ آخرين روزِ سالِ جاری و بعدِ از آن، در بستنِ غیرِ سنواتی
در این آموزش فرض شده است که موجودی کالا در حسیب یا کاملا با واقعیت تطبیق دارد و یا شما نمی‌خواهید در این دوره این تطبیق انجام شود و قرار است که در افتتاحیه دورۀ بعد موجودی اقلام کالا را شمارش و تحویل حسیب دهید.
بررسی‌های پیش نیازِ بستنِ سالِ مالی
1. بررسی عدمِ وجودِ سندِ ناتراز
با انتخابِ منوی "تریل عملیات/سند حسابداری" وارد فرم "تریل اسناد حسابداری" می‌شویم، حال کلیدِ تعیین محدوده یا فیلتر را کلیک کرده و در فرمِ "تعیینِ محدودۀ تریلِ اسنادِ حسابداری" فقط گزینۀ "اسنادِ ناتراز" را کلیک کرده تا فعال شود و سپس کلیدِ تایید را می‌زنیم، در صورتِ وجودِ سندِ ناتراز، لیستِ آن‌ها نمایش خواهد یافت.
و درصورتی‌که همۀ اسناد، تراز باشند این پیغام نمایش می‌یابد که :"در محدودۀ موردِ نظر هیچ سندی وجود ندارد" (در این صورت از این مرحله عبور کرده و به بخش دوم می‌رویم).
اما درصورتی‌که سندِ ناترازی دیده شد با انتخابِ هر ردیف و زدنِ کلیدِ عطف، کافیست تغییرِ کوچکی در اطلاعاتِ مربوطه ایجاد و آن را ثبت نمایید تا سند اتومات مربوطه اصلاح شود.
و اگر سند دستی و غیر اتومات باشد، آرتیکلی به سند اضافه شود و یا گردش‌های بدهکار یا بستانکار طوری اصلاح شوند که سند تراز شود.
2. بررسیِ عدمِ وجودِ اسنادِ با گردشِ تعدادِ ارقامِ اعشاریِ غیرِ مجاز
با انتخابِ منویِ "تریل عملیات/سند حسابداری" واردِ فرمِ "تریل اسناد حسابداری" می‌شویم، با کلیکِ کلیدِ فیلتر (تحدید گزارش) وارد فرمِ "تعیینِ محدودۀ تریلِ اسنادِ حسابداری" می‌شویم، تیکِ گزینۀ "اسناد با مقادیرِ اعشارِ نامعتبر" را فعال نموده و فرم را تایید می‌کنیم، در صورتِ وجودِ سندی با مقادیرِ اعشاریِ نامعتبر آن را در لیست خواهیم دید، در این صورت روی هرکدام کلیک کرده و کلیدِ عطف را می‌زنیم تا عملياتِ مربوطه نمایش یابد.
هر کدام از آرتیکل‌هایی که تعداد ارقامِ اعشارِ نامعتبر دارد را پیدا کرده و روی آن کلید Enter را می‌زنیم یا پس از انتخاب، کلیدِ تصحیح را می‌زنیم و در فرمِ مشخصاتِ آرتیکل، رقم‌هایِ اضافیِ اعشاری را حذف می‌کنیم، پس از آن که همۀ آرتیکل‌ها بررسی و تعدادِ ارقامِ اعشار، معتبر شدند، سند را ثبت می‌کنیم؛ این کار برای تمامیِ اسنادی که لیست شده بودند انجام می‌گیرد.
توجه: اگر سند، مربوط به عملیاتِ افتتاحیه باشد، لازم است از بخشِ افتتاحیه، مقادیرِ اعشاریِ نامعتبر اصلاح شود؛ مثلاً افتتاحیۀ ماندۀ حسابِ اشخاص دارای مقدار اعشاریِ نامعتبر است. از منویِ "پشتیبانی / افتتاحیه / افتتاحیه مانده حساب بدهکاران و بستانکاران" واردِ فرمِ "افتتاحیه مانده حساب بدهکاران و بستانکاران" می‌شویم، با انتخاب هر گردشی از افتتاحیۀ مشتری که اعشار نامعتبر دارد و زدن کلید BackSpace به تعدادِ لازم، گردشِ حساب‌ها دارای مقادیرِ اعشاریِ معتبر خواهند شد و نهایتاً با زدنِ کلیدِ ثبت، اطلاعاتِ اصلاح شده ثبت می‌شود.
3. بررسی عدمِ وجودِ کالایِ منفی در انبارها
در واقع در هیچ انباری، هیچ کالایی نباید مقدارِ منفی داشته باشد؛ تاکید می‌شود که هیچ کالایی مقدار منفی نداشته باشد، چرا که خدمات مجاز به داشتنِ مقدارِ منفی هستند؛ قبل از این بررسی، لازم است حسابی به نام "کسر و اضافِ انبار" در حسیب تعریف شده باشد. برای این کار ابتدا از منوی "تعاریف/گروه‌های بدهکاران و بستانکاران/بستانکاران" وارد لیستِ گروه‌هایِ بستانکاران می‌شویم، درصورتی که قبلا گروه "کسر و اضاف" در لیست تعریف نشده بود، با زدنِ کلیدِ "جدید" واردِ فرمِ مشخصات "گروهِ بستانکاران" می‌شویم، در کادر "عنوان گروه" و "سرفصل معین بستانکاران" ، عبارت "کسر و اضاف" را می‌نویسیم و فرم را تایید می‌کنیم و فرم ایجاد سرفصل را هم تایید می‌کنیم.
سپس با انتخاب منوی "تعاریف/تنظیمات" وارد فرم "تنظیمات" می‌شویم، در سربرگ "سرفصل‌هایِ خاص"، اگر مقابلِ عنوان "حساب کسر و اضاف انبار" حساب متناظری نبود، کلید تناظر مقابل آن را کلیک کرده تا فرم "جستجوی مشتریان و فروشندگان" ظاهر شود.
در کادر جستجو عبارت "کسر" را می‌نویسیم، که اگر حسابی بنام "کسر و اضاف‌انبار" تعریف شده بود، دیده شود؛ در صورت اطمینان از عدمِ وجودِ چنین حسابی، با زدنِ کلیدِ شخصِ جدید وارد فرمِ "مشخصات شخص" می‌شویم، در بخش گروه "بس-کسر و اضاف" را انتخاب و در کادر "نام" عبارتِ "کسر و اضافِ انبار" را می‌نویسیم و کلیدِ تایید را می‌زنیم، به این ترتیب عبارت "کسر و اضافِ انبار" مقابل "حسابِ کسرو اضافِ انبار" دیده می‌شود، در این زمان با زدن کلید تایید این تناظر ثبت می‌شود.
حال زمانِ بررسیِ عدمِ وجودِ کالایِ منفی فرارسیده است؛ درصورتی‌که کالاهای دوبعدی و جدولی در حسیب تعریف شده باشد، لازم است ابتدا فاکتورِ کسرِ کالا از منویِ "گزارشات/کالا و خدمات/تریل ابعاد"، صادر شود و بعد از "تریل انبار" برای سایر کالاهایِ عادی فاکتور کسرِ کالا صادر شود. از منوی "گزارشات / کالا و خدمات / تریل ابعاد" وارد فرم "تریل ابعاد" می‌شویم، برای هر انبار تعریف شده در حسیب کافیست کلیدِ "فاکتورِ موقتِ خرید از کالاهایِ با مقدارِ منفی" با علامتِ فلاپی را کلیک کنید تا فرمِ "انتخابِ قیمتِ خرید" ظاهر شود؛
از لیست کرکره‌ایِ "قیمت خرید" ، "آخرین قیمتِ خرید" را انتخاب کرده و کلیدِ تایید را می‌زنیم. درصورتِ وجود اقلامِ کالا با مقدار منفی در این انبار، همۀ آن‌ها در یک فاکتور خرید با مقدار متقارن ظاهر می‌شوند؛ درصورتی‌که کالایی در این فاکتور قیمتِ صفر دارد، لازم است که قیمتِ خریدِ آن را تحویل دهید، این فاکتور به صورت پیش فرض به تاریخ ۲۹ اسفند ثبت خواهد شد. دقت داشته باشید که عوارض، غیرفعال باشد تا مالیاتِ ارزشِ افزوده محاسبه نشود. نهایتا پس از تکمیلِ قیمت‌هایِ خرید با زدن کلیدِ ثبت با علامتِ فلاپی، فاکتور را ثبت می‌کنیم.
برایِ صدورِ فاکتورِ کسرِ کالا برای اقلامِ غیرِجدولی و غيرِدوبعدی، از منوی "گزارشات/کالا و خدمات/تریل انبار" وارد فرم "تریل انبار" می‌شویم؛ اگر در حسیب کالاهای چند ظرفی تعریف شده باشد، لازم است گزینۀ "به تفکیک ظروف و بسته بندی" فعال شود و با انتخاب انبار و زدن کلید نمایش اطلاعات با علامت دفتر باز، لیست کالاها به تفکیک ظروف نمایش یابد، اما درصورت عدم وجود کالای چندظرفی با ورود به فرمِ "تریل انبار" لیستِ اقلام نمایش می‌یابد؛
برای هر انبارِ تعریف شده در حسیب کافیست کلید "فاکتورِ موقتِ خرید از کالاهایِ با مقدارِ منفی" با علامت فلاپی را کلیک کنید تا فرمِ "انتخابِ قیمت خرید" ظاهر شود، از لیستِ کرکره‌ایِ "قیمتِ خرید"، گزینه "آخرین قیمتِ خرید" را انتخاب کرده و کلیدِ تایید را می‌زنیم؛ در صورت وجود اقلامِ کالا با مقدارِ منفی در این انبار، همۀ آن‌ها در یک فاکتور خرید با مقدارِ متقارن ظاهر می‌شوند، درصورتی‌که کالایی در این فاکتور قیمتِ صفر دارد، لازم است که قیمتِ خرید آن را تحویل دهید، این فاکتور به صورت پیش فرض به تاریخ ۲۹ اسفند ثبت خواهد شد، دقت داشته باشید که عوارض غیرفعال باشد تا مالیات ارزش افزوده محاسبه نشود، نهایتا پس از تکمیل قیمت‌های خرید با زدن کلید ثبت با علامت فلاپی، فاکتور را ثبت می‌کنیم.
4. عدمِ وجود عملیاتِ ثبت شده از تاریخِ آخرینِ روزِ سال به بعد در بستنِ غیرِ سنواتی
درصورتی‌که بستنِ سال به موقع انجام می‌شود و بخواهید سالِ مالی به صورت غیرِ سنواتی بسته شود، بهتر است که در تاریخ پایان سال که معمولا ۲۹ اسفند است (و برای سال‌های کبیسه ۳۰ اسفند است) و در تاریخ‌های بعد از آن، عملیاتی در حسیب ثبت نشده باشد که در این صورت، سندِ خلاصۀ سود و زيان و سندِ اختتامیه را می‌توانیم در تاریخِ ۲۹ اسفند ثبت کنیم. برای این بررسی از منوی "تریلِ عملیات / سند حسابداری" واردِ فرم "تریلِ اسنادِ حسابداری" می‌شویم، با زدن کلیدِ فیلتر وارد فرم "تعیینِ محدودۀ تریلِ اسناد" می‌شویم. در کادرِ "تاریخِ صدوراز" ، تاریخ ۲۹ اسفندِ سالِ مالیِ جاری را می‌نویسیم و کلیدِ تایید را می‌زنیم، با این شرط تمام اسناد به تاریخِ بیست و نهم به بعد لیست می‌شوند،
با انتخابِ هریک از ردیف‌ها و زدن کلیدِ "عطف" اصلِ عملیاتِ ثبت شده نمایش می‌یابد ،کافیست تاریخ آن را به ۲۸ اسفندِ سالِ مالیِ جاری تبدیل نموده و کلیدِ ثبت کلیک شود؛ این کار برای تمامِ این عملیاتِ لیست شده باید انجام شود.
بستنِ سالِ مالی به صورتِ غیرِ سنواتی
پس از بررسی‌های لازم جهت عدمِ وجودِ کالا با مقدارِ منفی در انبارها (شاملِ عدمِ وجودِ اسنادِ ناتراز و عدمِ وجودِ سندِ به تاریخِ آخرین روزِ سالِ جاری به بعد و همچنین عدمِ وجودِ سند با تعداد ارقامِ اعشارِ نامعتبر) آماده می‌شویم که سالِ مالی را ببندیم. برای این کار با کلیکِ منوی "پشتیبانی / عملیات ویژه / عملیات پایان سال مالی" واردِ فرمِ "عملیات پایان سال مالی" می‌شویم؛ در زیرِ عنوانِ فرم، دو تاریخ دیده می‌شود، این دو تاریخ می‌توانند برابر باشند و یا تاریخ اختتامیه یک روز بعد از تاریخِ خلاصۀ سود و زیان باشد؛ با زدنِ کلیدِ تایید حسیب از شما می‌پرسد که: "آیا می خواهید سال مالی جاری بسته و سال مالی جدید ایجاد شود؟"؛ با کلیکِ کلیدِ تایید از این فرم عبور می‌کنیم.
درصورتی‌که همۀ شرایط برای بستنِ سالِ مالی فراهم باشد، حسیب دوباره می‌پرسد که: "آیا مطمئن هستید که می خواهید سال مالی جاری بسته و سال مالی جدید ایجاد شود؟" در این فرم هم کلید تایید را کلیک می‌کنیم؛ بسته به تعدادِ اسناد و اقلامِ کالا و سرعتِ سیستمِ شما ممکن است بستنِ سالِ مالی بین چند دقیقه یا چند ساعت طول بکشد. در نهایت پیغامِ توفیقِ بستنِ سالِ مالی ظاهر می‌شود و با تایید فرم، برنامۀ حسیب بسته می‌شود و در صورت ورود مجدد به برنامه، دورۀ مالیِ جدید قابل استفاده خواهد شد.
بستنِ سالِ مالی به صورتِ سنواتی
درصورتی‌که به هر علتی سالِ مالی در پایانِ دوره، به موقع بسته نشود و بخواهیم اسناد و فاکتورهایِ ثبت شده به تاریخِ سنواتِ بعد به دورۀ مالیِ جدید منتقل شود، عملیاتِ بستنِ سالِ مالی به صورتِ سنواتی انجام می‌شود؛ در این صورت، لازم است که بررسی های چهارگانه به تاریخِ آخرین روزِ سالِ مالیِ جاری در نظر گرفته شود، مثلاً شاید در حال حاضر، هیچ کالای منفی در انبار نباشد، اما در پایانِ دورۀ مالیِ جاری، بعضی کالاها مقدار منفی داشته باشند؛ بنابراین در صورت فراهم بودن کلیۀ شرایطِ بستنِ سالِ مالی از منوی "پشتیبانی / عملیات ویژه / عملیات پایان سال مالی" واردِ فرمِ "عملیاتِ پایانِ سالِ مالی" می‌شویم. در بالای این فرم گزینۀ "عملیات ثبت شده به تاریخ سنوات بعد به دوره مالی جدید منتقل شود" را با کلیکِ موس، فعال می‌کنیم و بعد کلیدِ تایید را کلیک می‌کنیم؛ حسیب از شما می‌پرسد که: "آیا می خواهید سال مالی جاری بسته و سال مالی جدید ایجاد شود؟" با کلیکِ کلیدِ تایید از این فرم عبور می‌کنیم؛
درصورتی‌که همۀ شرایط برای بستنِ سالِ مالی فراهم باشد، حسیب دوباره می‌پرسد که : "آیا مطمئن هستید که می خواهید سال مالی جاری بسته و سال مالی جدید ایجاد شود؟" در این فرم هم کلیدِ تایید را کلیک می‌کنیم؛ بسته به تعدادِ اسناد و اقلامِ کالا و سرعتِ سیستم شما ممکن است بستنِ سالِ مالی بین چند دقیقه یا چند ساعت طول بکشد. در نهایت پیغامِ توفیقِ بستنِ سالِ مالی ظاهر می‌شود و با تایید فرم، برنامۀ حسیب بسته می‌شود و در صورت ورود مجدد به برنامه، دورۀ مالیِ جدید قابل استفاده خواهد شد.
پس از بستن سال مالی و ورود مجدد به برنامه در سال مالی جدید بهتر است تنظیمات زیر در نرم افزار انجام شود.
از منوی تعاریف، گزینه تنظیمات را انتخاب می‌کنیم. در فرم تنظیمات از سربرگ سنوات ماقبل مقدار فیلدهای سنوات ماقبل را برای تمام موارد حداقل عدد 1 قرار میدهیم.
سپس در همین فرم، سربرگ شاخص‌های ترتیب را انتخاب کرده و از لیست کرکره‌ای دفاتر کل، معین و تفضیلی مقدار را روی تاریخ تنظیم می‌کنیم و در نهایت رو کلید تائید کلیک می‌کنیم.
در پایان همه شما را به خداوند متعال می‌سپاریم و سال با برکتی را برای شما از خداوند متعال می‌طلبیم.