چرا باید با اصول حسابداری آشنا شویم؟ یکی از نگرانی‌های مخصوص صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط، امور حسابداری و مالی آن‌هاست. تمام کارآفرینان نوپایی که اقدام به راه‌اندازی یک کسب و کار می‌کنند، تخصص مالی یا حسابداری ندارند. همچنین طبق آمار، یکی از مهم‌ترین دلایل شکست استارتاپ ها بی‌توجهی به مسائل مالی و اتمام نقدینگی اعلام شده است.
شما به عنوان صاحب یک کسب و کار ممکن است در آغاز راه کارتان با چند صفحه‌ی اکسل راه بیفتد، اما با توسعه‌ی کار مسئله جدی‌تر خواهد شد. اگر به راه‌اندازی کسب و کار فکر می‌کنید یا اکنون صاحب کسب و کاری هستید، برای این که کسب و کارتان دچار مشکل نشود باید با برخی اصول حسابداری آشنا باشید؛ در عین حال می‌توانید از خدمات و مشاوره‌ی مؤسسات حسابداری و شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی خدمات حسابداری کمک بگیرید و یا از یک نرم افزار حسابداری مطمئن برای انجام امور حسابداری خود استفاده کنید. در این مطلب چند مفهوم و اصل مهم حسابداری را که به‌عنوان صاحب یک کسب و کار باید با آن‌ها آشنا باشید، بیان خواهیم کرد.
مفاهیم حسابداری
صورت های مالی
اصلی‌ترین و عمده‌ترین اطلاعاتی که بر کسب و کار تأثیرگذار هستند و نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌های مالی شما دارند، در صورت‌های مالی زیر خلاصه می‌شوند:
صورت سود و زیان
در این صورت مالی، منابع حاصل از فروش، هزینه‌ها و تفاوت این مقادیر (سود یا زیان) در دوره‌ای مشخص (ماهانه، فصلی یا سالانه) ارائه می‌شود. صورت سود و زیان در حقیقیت مانند فیلمی است از وضعیت شرکت در یک بازه‌ی زمانی مشخص که انعکاس مالی عملکرد سازمان و مدیران را نشان می‌دهد. از مهم‌ترین کاربردهای این صورت مالی، پیدا کردن نشتی‌ها یا منابع هدر رفت هزینه‌ای در سازمان است.
صورت جریان وجوه نقد
تمام منابع نقدی از جمله منابع حاصل از فروش و همچنین جریان‌های دیگر همچون منابع حاصل از سرمایه‌گذاری یا دریافت سود را در برمی‌گیرد. این صورت مالی هزینه‌های غیرنقدی و همچنین هزینه‌هایی را که مستقیما بر پول نقد دردسترس اثر نمی‌گذارند، دربر نمی‌گیرد.
با تحلیل این صورت مالی می‌توان دریافت که تغییرات صورت سود و زیان و ترازنامه بر نقدینگی چه تأثیری داشته است. صورت جریان وجوه نقد برای کسب و کارهای جوان اهمیت زیادی دارد و ابزار مورداعتمادتری برای تأیید سلامت مالی کسب و کار است. اگر در مورد آن تردید دارید بهتر است از یک شرکت حسابداری حرفه‌ای کمک بگیرید.
ترازنامه
صورت سود و زیان و جریان وجوه نقد آنچه را در کسب و کارتان می‌گذرد نشان می‌دهد، در حالی که ترازنامه نتیجه‌ی آن فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. این که در پایان دوره درآمدهایتان بیشتر بوده است یا بدهی‌تان، در ترازنامه نشان داده می‌شود. به‌بیان ساده‌تر، ترازنامه مانند یک عکس فوری از وضعیت شرکت در یک لحظه‌ی خاص است. از اطلاعات و داده‌های موجود در ترازنامه‌ها، می‌توان موارد گوناگونی را تفسیر کرد که برای ترجمه‌ی این داده‌ها به اطلاعات کاربردی و پیدا کردن بهترین راهکارها می‌توانید از مؤسسات حسابداری کمک بگیرید.
بیشتر بخوانید: تعریف صورت های مالی اساسی
حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی
در حسابداری نقدی که بیشتر افراد با آن آشنا هستند، هر زمان مشتری به شما پول می‌دهد، به‌عنوان درآمد ثبت می‌شود. درمقابل هر زمان مثلا قبض‌هایتان را پرداخت می‌کنید، در هزینه‌ها ثبت می‌شود.
حسابداری تعهدی روش پیشرفته‌تری است. در این روش تراکنش‌ها زمانی ثبت می‌شوند که درآمدی تحقق می‌یابد و فایده‌ی هزینه محقق می‌شود. اگر کمی برایتان پیچیده است، به این مثال توجه کنید: نجاری را در نظر بگیرید که برای ساخت میزی، ۵۰۰ هزار تومان دریافت کرده است و میز را ماه بعد تحویل خواهد داد. در حسابداری نقدی به‌محض دریافت ۵۰۰ هزار تومان، این مبلغ در درآمدها ثبت می‌شود. اما از آنجا که هزینه‌های دقیق ساخت میز تا ماه آینده مشخص نخواهد شد بنابراین در صورت‌حساب درآمد هم لحاظ نمی‌شوند و این روش در این قسمت نقطه‌ضعف دارد. در حسابداری تعهدی، ۵۰۰ هزار تومان را تا پیش از تحویل میز به مشتری به‌عنوان درآمد ثبت نمی‌کنند.
حسابداری نقدی ساده‌تر است و برای بیشتر شرکت‌ها و کسب و کارها مناسب است. اما اگر فاصله‌ی زمانی بین بستن قرارداد، تعیین، پرداخت هزینه و دریافت پول از مشتری قابل‌توجه است و به‌طورکلی برای این که قضاوت درست‌تری از وضعیت کسب‌وکارتان داشته باشید، بهتر است از حسابداری تعهدی استفاده کنید.
حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی
در حسابداری، حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی نشان‌دهنده‌ی این هستند که کسب و کار شما چقدر بدهی دارد و چه میزان طلبکار است. حساب‌های دریافتنی نشان‌دهنده‌ی پول و مطالباتی هستند که در انتظار دریافت آن‌ها از اشخاص یا شرکت‌ها هستید. در مقابل، حساب‌های پرداختنی نشان‌دهنده‌ی پولی است که باید به اشخاص یا شرکت‌ها پرداخت کنید و یا به عبارتی میزان بدهی کسب و کارتان را مشخص می‌کند.
سرمایه در گردش
از مشکلات رایج کسب و کارهای کوچک، نداشتن سرمایه‌ی درگردش کافی برای تأمین هزینه‌هایی مانند عملیات تولید، اجاره، حقوق و دستمزد است. برای تعیین میزان سرمایه‌ی در گردش به ترازنامه مراجعه کنید. از رقم «مجموع بدهی‌های جاری» رقم «مجموع دارایی‌های جاری» را کم کنید تا مقدار سرمایه‌ی در گردش کسب‌وکارتان مشخص شود. این فاکتور در استارتاپ‌ها یا کسب‌وکارهایی که در حال توسعه هستند و به‌طور کلی در شرایط عدم ثبات اقتصادی، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
سود انباشته و حاشیه سود
سودی که از آغاز فعالیت کسب و کارتان نگه‌داشته‌اید و به سهام‌داران پرداخت نکرده‌اید، سود انباشته شماست. مجموع سود انباشته و سرمایه‌ای که صاحبان کسب و کار و سرمایه‌گذاران به کسب و کار تزریق کرده‌اند، حقوق صاحبان سهام را تشکیل می‌دهند. اگر سود انباشته کسب و کاری منفی باشد، یعنی کسب و کار زیان ایجاد شده را با دریافت وام و سرمایه‌گذاری‌های جدید جبران می‌کند.
از تقسیم سود خالص دوره بر درآمد آن دوره، حاشیه سود به‌دست می‌آید و معیاری است برای تشخیص اینکه کسب‌وکارتان چقدر خوب عمل می‌کند. مثلا سود سالانه‌ی ۱۰ میلیون تومانی برای کسب‌وکاری با درآمد ۵۰ میلیون تومانی (حاشیه سود ۲۰ درصدی) رقم قابل‌قبولی است. اما همین سود خالص برای کسب و کاری با درآمد سالانه‌ی ۱ میلیارد تومان اصلا رقم مناسبی مناسب نیست!
با دانستن این مفاهیم و شناخت آن‌ها بهتر می‌توانید روند حرکت کسب و کارتان را مشخص کنید و برای بهبود آن تصمیم بگیرید.
اصول حسابداری
علاوه بر آشنایی با مفاهیم حسابداری، امور مالی، خدمات حسابداری و آشنایی با اصول حسابداری نیز نقش مهمی در کسب و کارتان خواهند داشت. در ادامه با ۱۰ مورد از مهم‌ترین اصول حسابداری آشنا می‌شویم.
فرض تفکیک شخصیت
اگر در ابتدای مسیر راه‌اندازی کسب و کار هستید، باید بدانید جداسازی حساب‌های کسب و کار از حساب شخصی‌تان فقط برای ساده‌سازی امور مالی نیست. البته که چنین کاری باعث سهولت امور حسابداری کسب و کارتان می‌شود، اما مبنای چنین کاری فرض تفکیک شخصیت است. به این معنی که هر کسب و کاری یک موجودیت جداگانه دارد و باید مانند یک نهاد جداگانه با آن رفتار شود. این اصل حتی برای کسب و کارهای تک مالکی نیز برقرار است زیرا از نظر قانونی ممکن است کسب و کار شما به‌طور مستقل از شما هم وجود داشته باشد.
فرض واحد پولی
بر مبنای این اصل تمامی فعالیت‌ها و دارایی‌های کسب و کار باید براساس واحد پولی ثبت شوند. وقتی پای درآمد فروش، مواد اولیه و املاک در میان است، این اصل سنجش را ساده‌تر می‌کند. نکته‌ی بحت‌برانگیز این اصل، فرض ثبات ارزش واحد پولی در طول زمان است. اما با وجود تورم و تغییر قدرت خرید پول، بحث زیادی پیرامون این فرض ایجاد شده است. برای رفع اشکال این فرض، در سال‌های اخیر حسابداری تورمی مطرح شده است که بر مبنای آن آثار تورم و تغییر ارزش پول درشرایط معین اندازه‌گیری و در صورت‌های مالی ارائه می‌شوند.
فرض دوره‌ی زمانی
برای این که صورت‌های مالی معنادار و قابل سنجش باشند، باید در یک دوره‌ی مشخص گزارش و ثبت شوند. به عبارت بهتر، تاریخ‌ها از اهمیت بسیاری برخوردارند. بی‌تردید به‌عنوان صاحب کسب و کار نمی‌توانید از عبارت «درآمد ۵۰ میلیونی» به تنهایی ارزیابی خاصی داشته باشید؛ درآمد ۵۰ ملیونی در ۱ ماه، ۳ ماه یا یک سال؟ مؤلفه‌ی زمان است که به این عبارت معنا می‌دهد.
اصل بهای تمام‌شده
بر مبنای این اصل، بهای تمام‌شده‌‌ی اقلام در گزارش‌های مالی به تاریخ وقوع ثبت می‌شود. یعنی اگر چیزی خریدید که پس از یک سال افزایش ارزش هنگفتی پیدا کرد، مثلا یک کارگاه جدید، ارزش آن در صورت‌های مالی معادل ارزش آن در تاریخ خرید ثبت می‌شود.
صاحبان کسب و کارها به‌ویژه صاحبان کسب و کارهای کوچک باید این نکته‌ی مهم را به یاد بسپارند که بهای تمام‌شده با ارزش تفاوت دارد. ارزش اقلام در طول زمان تغییر می‌کند و این در سود و زیان حاصل از فروش دارایی‌ها مشخص می‌شود. اگر نیاز دارید ارزش واقعی کسب و کارتان را معین کنید، بهتر است از کارشناسان ارزش‌گذاری کسب و کار بهره بگیرید و تنها به صورت‌های مالی اکتفا نکنید.
اصل افشای کامل
در حسابداری توجه زیادی به این اصل می‌شود. بر این اساس کسب‌وکار باید همه‌ی اطلاعاتی را که بر عملکرد و صورت‌های مالی‌اش تأثیر می‌گذارد به شکل مستند آشکار کند. اصل افشای کامل به افزایش اطمینان سرمایه‌گذاران و ذی‌نفعان در راستای این که هیچ اطلاعات تأثیرگذاری در صورت‌های مالی از آن‌ها پنهان نمی‌ماند، کمک می‌کند. در همین راستا بسیاری از شرکت‌ها از خدمات حسابرسی کمک می‌گیرند تا سازمانی خارجی و بی‌طرف، گزارش‌هایی تحلیلی و کاربردی از نحوه‌ی عملکرد مالی و عملیاتی شرکت ارائه کند.
اصل تداوم فعالیت
صاحبان کسب و کارها به‌ویژه صاحبان کسب و کارهای کوچک باید این نکته‌ی مهم را به یاد بسپارند که بهای تمام‌شده با ارزش تفاوت دارد. ارزش اقلام در طول زمان تغییر می‌کند و این در سود و زیان حاصل از فروش دارایی‌ها مشخص می‌شود.
شما به‌عنوان صاحب کسب و کار باید این فرض را بپذیرید که کسب و کارتان برای مدت طولانی و غیرقابل‌پیش‌بینی به فعالیت خود ادامه می‌دهد. بر مبنای این فرض است که هزینه‌ها و درآمدهای آتی و همچنین اصل بهای تمام‌شده موضوعیت پیدا می‌کنند. اگر حسابدار یا مؤسسه‌ی خدمات حسابداری همکارتان متوجه شود که پایان فعالیت کسب‌وکار در آینده‌ی نزدیک (زمان مشخص) غیرقابل‌اجتناب است، مطابق اصل افشا باید این را به اطلاع ذی‌نفعان برساند.
اصل همزمانی
بسیاری از کسب و کارهای کوچک به‌خاطر سادگی آن و به‌ویژه به‌خاطر مسائل مالیاتی، امور حسابداری خود را بر مبنای حسابداری نقدی مدیریت می‌کنند. اما بر پایه‌ی اصل همزمانی کسب‌وکارها باید اطلاعات مالی خود را بر مبنای حسابداری تعهدی ارائه کنند.
براساس اصل همزمانی، هزینه‌های صرف شده برای فروش و ایجاد درآمد باید در همان دوره‌ی مالی که درآمد ایجاد شده است، ثبت شوند. این هزینه‌ها مواردی مانند دستمزد، پورسانت، هزینه‌های سربار و … را دربر می‌گیرند. به یاد داشته باشید که حسابداری تعهدی که بازتابی از اصل همزمانی است، ارزیابی دقیق‌تری از عملکرد کسب‌وکار و سودآوری آن فراهم می‌کند.
اصل تحقق درآمد
در حسابداری تعهدی، فارغ از اینکه مبلغ محصول یا خدمت چه زمانی دریافت شده است، درآمد در زمان تحقق آن در صورت‌های مالی ثبت می‌شود. مشابه اصل همزمانی، بر مبنای اصل تحقق درآمد، درآمد یا سود در زمان تحقق آن (پس از تعیین و پرداخت هزینه‌های مربوط) ثبت می‌شود حتی اگر صورت‌حساب فروش محصول در تاریخ دیگری صادر شود یا تاریخ پرداخت مشتری متفاوت باشد.
اصل اهمیت
این اصل یکی از دو اصل اساسی است که حسابدار را مجاز به قضاوت و تصمیم‌گیری درباره‌ی ثبت یک تراکنش یا خطا می‌کند. حسابدارها مجازند از ثبت مبالغ و عدم‌تطابق‌هایی که در مقایسه با اندازه‌ی کل کسب‌وکار ناچیز هستند، صرف‌نظر کنند. به‌عبارتی آنچه بر کسب و کار تأثیری ندارد، بی‌اهمیت شمرده می‌شود. اما هرداده‌ی بااهمیتی باید ثبت شود.
نظر حرفه‌ای حسابدار یا کارشناس مالی در این زمینه اهمیت ویژه‌ای دارد. با توجه به اندازه‌ی کسب و کارها ممکن است آنچه برای یک کسب و کار بی‌اهمیت است، برای کسب و کار دیگر با اهمیت باشد. پس به تخصص و تجربه‌ی کارشناس امور مالی یا مؤسسه‌ی خدمات مالی که با آن همکاری می‌کنید، بی‌توجه نباشید.
اصل محافظه‌کاری
اصل محافظه‌کاری هم بر قضاوت و تحلیل حسابدار یا کارشناس امور مالی تکیه دارد. برای ثبت تراکنش‌ها تنها یک روش قابل‌قبول وجود ندارد؛ اصل محافظه‌کاری راهنمایی است برای انتخاب مناسب‌ترین روش برای کسب و کار موجود. باید بدانید این اصل وقتی به‌کار می‌آید که چند روش قابل‌قبول موجود باشد و اجازه‌ی صرف‌نظر از دیگر اصول حسابداری را نمی‌دهد.
منبع: tadbirhesab.com
