حسابداری مدارک ناقص چگونه است؟

دسته‌بندی مطالب

حسیب پرداز خاورمیانه
فروردین ۲۵, ۱۴۰۳
۶:۳۸ ق.ظ
بدون کامنت

در جامعه ما حسابداری یک شغل معرفی شده است، ولی در واقع حسابداری هنر کسب درآمد است، آن هم در بازاری که همه به دنبال کسب سود هستند. این که به چه طریقی از یک سری اعداد و ارقام خشک و نامفهوم به درآمد و سود دست یابیم هنرنمایی یک حسابدار را می‌رساند. مهارت و تخصص یک حسابدار زمانی نمایان می‌شود که از بین اطلاعات گم، یک سیستم حسابداری شفاف با حسابداری مدارک ناقص طراحی کند.

حسابداری که بتواند سختی سردرگمی‌های وارد شده به سیستم حسابداری را تحمل کند و با صبر و دقت بالا اسناد و اعداد درهم ریخته را سامان بخشد، قطعا بعد از گذشتن از این مسیر سخت به موفقیت دست خواهد یافت.

شخصی که به عنوان حسابدار استخدام می‌شود موظف است تمام محاسبات را انجام داده و مسولیت درست یا اشتباه بودن آن‌ها نیز برعهده او می‌باشد؛ یعنی مدیریت فقط و فقط او را مسول تمام خطاها و یا کل عملیات مالی شرکت می‌داند. کار حسابدار آنجا سخت می‌شود که بخواهد حسابداری از روی مدارک ناقص را انجام دهد.

مدارک ناقص در حسابداری

مدارک ناقص دو حالت دارد. یا مدارکیست که نقص اطلاعاتی دارد یعنی معتبر و قابل اتکا نیست که در مباحث مالیاتی و رسیدگی دفاتر اگر این مدارک وجود داشته باشد، دفاتر رد خواهد شد؛ یعنی حسابدار موظف است که مدارک و اسناد مثبته را بررسی و اگر مورد تایید و قابل اعتماد نیست رد کند. مثلا صورت حساب خرید و فروشی که بعد از اعمال ارزش افزوده تخفیف آن محاسبه شده است قابلیت اتکا ندارد و یا فاکتورهایی که به دلیل عدم وجود مهر و امضا نمی‌توان از آن‌ها به عنوان مدارک معتبر نگهداری کرد.

مدارک ناقص جنبه دیگری هم دارد و آن کنار هم چیدن مدارک ناقصی است که برای ثبت اسناد حسابداری لازم است. برای مثال شرکتی را تصور نمایید که مدارک و فاکتور های فروشش را از دست داده است، به نظر شما چگونه می‌تواند اطلاعات فروش را در سیستم خود وارد کند؟ در حالی که نه اطلاعات مبلغ و میزان فروش وجود دارد و نه مشتریانی که به آن‌ها جنس فروخته‌ایم. باید چه مواردی را انجام دهیم تا سود و زیان دوره را بتوان محاسبه کرد.

برای این کار یک راهکار خوب وجود دارد و آن این است که ابتدا با ارسال یک لیست به بدهکاران از آن‌ها صورت حساب درخواست کرده و بعد فاکتورهای ثبت شده در لیست هرکدام از مشتریان را در سیستم خود نگهداری کنیم. از طرفی موجودی انبار و حواله های انبار را بررسی کرده و از روی حواله‌های خروجی، اطلاعات دقیق فروش را مغایرت‌گیری کنیم. و برای اینکه متوجه شویم آیا بابت این فاکتورها تسویه حساب انجام شده است یا خیر از پرینت‌های بانک رسیدگی را انجام دهیم.

با کنار هم قرار دادن مدارک حواله‌های انبار، پرینت‌های بانک و صورت حساب‌های دریافتی از مشتریان، بسیاری از موارد مبهم و مدارک ناقص رفع خواهد شد.

بسیاری از واحدهای تجاری کوچک که فعالیت اقتصادی چندانی ندارند، بنابه دلایل مختلف نظیر اقتصادی نبودن سیستم ثبت دو طرفه، معمولا اسناد و مدارک کاملی برای ثبت فعالیت‌های خود نگهداری نمی‌کنند. این گونه واحدهای تجاری برای تهیه و تنظیم صورت‌های مالی و یا اظهارنامه مالیاتی به حسابداران مراجعه می‌کنند.

حسابداران نیز با بررسی اسناد و مدارک موجود، پرس و جو از مدیران و کارکنان و همچنین با استفاده از اطلاعاتی که از بانک‌ها و مشتریان طرف حساب واحد تجاری به دست می‌آورند، اطلاعات مالی موردنیاز را جمع‌آوری نموده و برمبنای سیستم ثبت دوطرفه (معامله اصلی حسابداری، یعنی دارایی ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سرمایه) و با استفاده از حساب‌های تنظیم شده، نسبت به تهیه صورت‌های مالی اقدام می‌نمایند.

تهیه و تنظیم ترازنامه از روی مدارک ناقص

واحدهای تجاری که برای ثبت فعالیت‌های خود از سیستم یک طرفه استفاده می‌کنند، برخی از اطلاعات اساسی مانند دریافت‌های نقدی، چک‌های صادر شده، مبالغ قابل دریافت از بدهکاران و مبالغ قابل پرداخت به بستانکاران را در دفاتر ثبت می‌نمایند. بنابراین با استفاده از اطلاعات مزبور و سایر منابع اطلاعاتی می‌توان ترازنامه این گونه واحدهای تجاری را در هر تاریخی تهیه نمود. به‌طور خلاصه، نحوه تعیین اقلام ترازنامه به شرح زیر می‌باشد:

۱. صندوق: از طریق شمارش وجوه نقد تعیین می‌شود.

۲. موجودی بانک: با تجزیه و تحلیل سوابق مربوط به حساب بانک در دفاتر واحد تجاری و بررسی صورت‌حساب‌های بانکی تعیین می‌شود.

۳. مطالبات: از طریق رسیدگی به فاکتورهای دریافت نشده فروش، تجزیه و تحلیل حساب مشتریان و سوابق مربوط به اسناد وصولی مدت‌دار تعیین می‌شوند.

4. موجودی‌های مواد و کالا: از طریق شمارش یا توزین اندازه‌گیری شده و براساس فاکتورهای خرید قیمت‌گذاری می‌شوند.

۵. دارایی‌های غیرجاری: این گونه دارایی‌ها نیز مانند موجودی‌های مواد و کالا تعیین می‌شوند.

۶. بدهی‌ها: از طریق رسیدگی به فاکتورهای پرداخت نشده خرید، تجزیه و تحلیل حساب فروشندگان و سوابق مربوط به اسناد پرداختنی مدت‌دار تعیین می‌شوند.

۷. سرمایه: پس از تعیین مبلغ دارایی‌ها و بدهی‌ها به ترتیب فوق، مبلغ سرمایه از تفاوت بین دارایی‌ها و بدهی‌ها در هر تاریخی به‌دست می‌آید.

در برخی موارد ممکن است، اطلاعات موجود خیلی کم باشد و نتوان آن‌ها را در یک سیستم ثبت دوطرفه پیاده نمود. به عنوان مثال، ممکن است مدارکی در خصوص مبالغ دریافت شده‌ی ناشی از فروش و مبالغ پرداخت شده بابت خرید وجود نداشته باشد، که در این مورد محاسبات مربوط به سود ناخالص امکان‌پذیر نمی‌گردد. آنچه که امکان‌پذیر خواهد بود، ردیابی وجوه نقد سرمایه‌گذاری شده‌ی مالکان یا وام دریافتی از آن‌ها خواهد بود.

در این راستا، پس از تعیین مانده‌های سرمایه در پایان و اول سال می‌توان با مقایسه‌ی آن‌ها و لحاظ هرگونه تغییرات سرمایه‌ای در طول سال مالی به سود و زیان خالص دست یافت.

همان‌طور که می‌دانید سیستم حسابداری فعلی برمبنای تعهدی استوار است. بنابراین، هنگام تهیه‌ی صورت جریان وجوه نقد که برمبنای نقدی ارائه می‌شود، آثار مبنای تعهدی خنثی و به مبنای نقدی تبدیل می شود. در خصوص مدارک ناقص این امر معکوس بوده، بدین معنی که مبنای نقدی تبدیل به مبنای تعهدی می‌شود. به عبارت دیگر، با استفاده از مدارک موجود در خصوص دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی، اطلاعات موردنیاز برای ثبت به مبنای تعهدی به‌دست می‌آید.

یکی از اشتباهات حسابداران، ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات افراد حقیقی و حقوقی در اسناد و مدارک حسابداری می‌باشد. این مورد گاهی باعث می‌شود شرکت موردنظر دچار مشکل شده و حتی مجبور به پرداخت هزینه‌های ناشی از این اشتباهات شود.

در ادامه چند نمونه واقعی از این اشتباهات به ظاهر ساده عنوان می‌شود که احتمالا شما نیز در زمان فعالیت خود با مواردی از این قبیل برخورد داشته‌اید:

وجود دو نفر با مشخصات مشابه هم

به‌عنوان مثال وجود دو طرف حساب با نام مشابه در سیستم حسابداری، احتمال ثبت اشتباه اطلاعات یک شخص در حساب شخص دیگر را افزایش می‌دهد. این مورد ممکن است حتی در زمان کنترل اسناد مشخص نگردد. جهت جلوگیری از بروز این مشکل پیشنهاد می‌گردد، مشخصه بارز دیگری نیز در شرح نام این افراد اضافه شود، به عنوان مثال چنانچه یکی از این افراد ساکن تهران و دیگری ساکن اصفهان می‌باشد، پس از ثبت نام وی، محل آن‌ها را نیز اضافه نمایید.

عدم ثبت اطلاعات کامل اشخاص در اسناد و مدارک

یکی دیگر از این اشتباهات که می‌تواند باعث ایجاد مشکلات فراوان شود، عدم ثبت کامل مشخصات اشخاص در فاکتورها، مدارک مثبته و اسناد حسابداری می‌باشد. یک مورد واقعی که من با آن برخورد کرده‌ام در همین مورد بود. حسابدار شرکت در زمان پرداخت حق الزحمه، نام کامل چند نفر از دریافت کننده‌ها را که بازنشسته بوده و مشمول بیمه نبودند، در شرح اسناد حسابداری ثبت نکرده بود.

سازمان حسابرسی تامین اجتماعی پس از بررسی اسناد حسابداری با توجه به نبود اطلاعات کامل افراد در شرح آرتیکل‌ها و اسناد حسابداری و عدم توجه به پیوست‌های اسناد، برای افراد مذکور حق بیمه‌ای در حدود صد و پنجاه میلیون تومان درنظر گرفته بود که دفاعیات شرکت به هیچ عنوان مورد قبول تامین اجتماعی قرار نگرفت و شرکت مجبور به پرداخت حق بیمه مذکور گردید.

ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات اشخاص

این مورد به‌ویژه در زمان رسیدگی مالیاتی نمود بیشتری می‌یابد. چنانچه شما نام یا مشخصات کامل خریداران را در فاکتورهای فروش ارائه ندهید، احتمال عدم تایید آن‌ها توسط ممیز مالیاتی و علی الراس شدن وجود دارد و درصورتی‌که مشخصاتی که شما به اشتباه در حساب‌ها ثبت کرده‌اید با مشخصه شرکت دیگری یکسان باشد، آن شرکت دچار مشکل می‌شود و باید در زمان رسیدگی، عدم تعلق اطلاعات اعلام شده توسط شما به خود را اثبات کند که انجام این مورد بسیار زمان‌بر و مشکل می‌باشد.

برخی از مهم‌ترین مواردی که حتما باید از اشخاص دریافت کنید، به شرح زیر است (سایر موارد را با توجه به فعالیت و موضوع قرارداد می‌توان اضافه نمود):