با توجه به حجم عملیات دریافت و پرداخت در برخی موسسات، ممکن است صندوقدار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه این مبلغ اضافه یا کسر، دارای اهمیت باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى درصورتىکه این مبلغ ناچیز بوده و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر به صورت کسر و اضافه صندوق ثبت گردد.
براى این کار از حسابى به نام کسرى و اضافات صندوق استفاده مى شود. بدینترتیب اگر صندوق کسرى داشته باشد، حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مىگردد و درصورتىکه حساب صندوق اضافه داشته باشد، حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مىگردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد، طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مىباشد.
در هر دو حالت کسر و اضافه صندوق، با توجه به تصمیمات بعدى مدیریت، یا مقررات جارى آن موسسه، مانده بدهکار یا بستانکار حساب کسری و اضافات صندوق ممکن است به بدهکار یا بستانکار حساب صندوقدار (بدهى یا طلب وى) و یا به عنوان هزینه یا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد. همچنین در برخى از موسسات، ماهانه مبلغى به عنوان کسر صندوق به صندوقدار پرداخت مىگردد. در این حالت صندوقدار مسول جبران کسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نخواهد گرفت.
برای آشنایی بیشتر به مثال زیر توجه کنید.
مثال: شرکت آرین در طى دوره مالى، طی دریافتها و پرداختهاى نقدى دچار کسور و اضافات صندوق شده است. برای مثال در اواسط مهر ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 100000 ریال، اما وجه نقد در اختیار صندوقدار 110000 ریال بوده و در اواسط بهمن ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 120000 ریال و وجه نقد در اختیار صندوقدار 115000 ریال است. مطلوبست ثبت حساب کسور و اضافات و انتقال آن به حساب صندوقدار.
1. اواسط مهر ماه
حساب صندوق 10000
حساب کسری و اضافات صندوق 10000
———————-
ثبت بابت اضافات صندوق (افزایش موجودى صندوق)
2. اواسط بهمن ماه
حساب کسری و اضافات صندوق 5000
حساب صندوق 5000
———————-
ثبت بابت کسری صندوق (کاهش موجودى صندوق)
3. پایان سال
حساب کسرى و اضافات صندوق 5000
* حساب جارى صندوقدار 5000
———————-
ثبت بابت انتقال کسور و اضافات به حساب صندوق دار
* نکته: در ثبت شماره 3 مىتوان بهجاى حساب جارى صندوقدار، از حساب درآمد متفرقه نیز استفاده نمود.
مطالب مرتبط
