چرخه حسابداری چیست؟ (تعریف مراحل چرخه حسابداری)

دسته‌بندی مطالب

حسیب پرداز خاورمیانه
فروردین ۲۵, ۱۴۰۳
۶:۰۹ ق.ظ
بدون کامنت

در تعریف چرخه حسابداری باید گفت که به عملیات مربوط به ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی در پایان سال مالی از جمع آوری اسناد تا تهیه تراز آزمایش اختتامیه را چرخه حسابداری گفته می‌شود. این چرخه شامل ۳ بخش و چندین مرحله است که در این مطلب تشریح شده است.

گزارش حسابداری

داده‌هایی که به سیستم حسابداری یک بنگاه وارد می‌شود، داده‌های اولیه‌ای هستند که از اسناد و مدارک ثبت شده‌ی راستی آزمایی شده، استخراج می‌شود. این اطلاعات مالی توسط سیستم حسابداری، پردازش شده و به‌صورت گزارش‌های حسابداری به‌عنوان خروجی سیستم در اختیار مدیران و صاحبان سهام و ممیزان دارایی و غیره قرار می‌گیرد. درواقع گزارشات حسابداری، مجموع اطلاعات مالی مربوط به یک واحد اقتصادی را به‌صورت خلاصه و طبقه‌بندی شده با توضیح و تفسیر ارائه می‌کند.

به هر اندازه نرم افزار حسابداری خوبی داشته باشید، استخراج گزارشات حسابداری دقیق و مطابق با درخواست شما صادر شده و اشراف اطلاعاتی شما را نسبت به سود و زیان و فعالیت‌های مالی، افزایش خواهد داد. بخشی از موفقیت یک بنگاه، به واحد حسابداری خوب بستگی دارد که بتواند مدیران و سهامداران را با اطلاعات شفاف، نسبت به وضعیت گذشته، حال و آینده، یاری کند.

در سیستم حسابداری، کلیه اطلاعات مالی مربوط به یک بنگاه، بایستی شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت و طبقه‌بندی شده و در قالب صورت‌های مالی، خلاصه و قابل استناد باشد. اگر درخواست کننده‌ای، این اطلاعات را درخواست کرد، قابل ارائه و قابل استفاده باشد. به‌منظور به‌دست آوردن این اطلاعات در هر دوره مالی، عملیات مالی به‌صورت مستمر انجام شده و به‌طور منظم، تکرار خواهد شد که به آن چرخه حسابداری می‌گویند.

نکته: الزامی وجود ندارد که دوره مالی (دوره حسابداری) با سال مالی یکسان باشد.

چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری، مجموعه عملیاتی است که در یک شرکت یا موسسه به منظور ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی آن در پایان سال مالی انجام می شود تا دفاتر قانونی یک سال مالی ممیزی و بررسی شده و اطلاعات مالی به دوره بعد، منتقل شود.

همه این کارها براساس سلسله اقدامات مالی و استانداردهای حسابداری و هم‌چنین تنظیم و تحریر دفاتر قانونی پلمپ روزنامه و کل انجام شده و صورت حساب سود و زیان و گزارش ترازنامه تهیه می‌شود. به همه این فعالیت‌ها، چرخه حسابداری گفته می‌شود.

در واقع این چرخه، از جمع‌آوری اسناد و مدارک مثبته آغاز و تا بستن دفاتر دائمی ادامه می‌یابد. در همه شرکت‌ها و موسسات که مشمول مالیات هستند، حسابداران با تهیه تراز آزمایشی از حساب‌های کل و معین، تساوی جمع عملیات بدهکار و بستانکار حساب های کل و معین را بررسی کرده و ارقام به‌دست آمده را با جمع ستون‌های بستانکار و بدهکار که از دفتر روزنامه حاصل می شود، تطبیق می‌دهند تا صحت ثبت رویداد‌های مالی را بررسی کنند. این موارد نیز بخشی از فرآیند این چرخه را شامل می‌شود.

(مراحل چرخه حسابداری)

چرخه حسابداری دارای 3 بخش و چندین مرحله است که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم:

بخش اول چرخه حسابداری: فعالیت‌های دوره مالی

بخش نخست چرخه حسابداری، فعالیت‌هایی است که در طول دوره مالی انجام می‌شود. در طول دوره مالی، فعالیت‌ها در شش مرحله جداگانه به ترتیبی که در زیر ارائه شده است، انجام می‌پذیرد:

جمع‌آوری اسناد و مدارک

مرحله نخست، جمع آوری اسناد و مدارک مثبته است. درواقع، منظور از این مرحله، تهیه فاکتور و فیش و رسیدهای پرداخت بانکی و غیره بوده که برای تهیه اسناد مالی و ثبت در دفتر روزنامه، مورد نیاز است. درواقع اساس کار چرخه حسابداری، جمع‌آوری اسناد و مدارک مثبت است. در این مرحله، حسابدار باید مراقب اسناد و مدارک صوری و غیرواقعی که زمینه رد دفاتر و محرومیت بنگاه از بخشودگی‌ها و معافیت‌های مالیاتی می‌شود، باشد. مثلا، شرکت‌های کاغذی که فاکتور با کد اقتصادی دیگران صادر می‌کند و اصالت ندارند.

تجزیه و تحلیل درست اسناد و مدارک

در مرحله دوم چرخه حسابداری که در بخش اول و در طول دوره مالی صورت می‌گیرد،‌ تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته انجام می‌شود. تجزیه و تحلیل رویداد‌های مالی یا همان دو دو تا چهارتای حسابداری، به‌منظور اندازه‌گیری آثار مالی هر رویداد بر دارایی شرکت و موسسه بوده و تاثیرات برروی بدهی و سرمایه و تعین حساب یا حساب‌های بدهکاری و بستانکاری نیز بررسی می‌شود.

نکته: بعد از ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه، مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه، به طرف بدهکار دفتر کل و مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه، به طرف بستانکار دفتر کل انتقال می‌یابد که در عکس بالا مشاهده می‌کنید.

(تنظیم دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع رویداد های مالی)

توجه کنید که تجزیه و تحلیل رویداد‌های مالی در این قسمت، اقدامی مهم است که باید به دقت انجام شود.

مرحله سوم، صدور سند حسابداری است. پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات در مرحله قبلی، اکنون نوبت سند زدن است. صدور سند، برای ثبت آثار مالی رویدادها به ترتیب تاریخ وقوع صورت می‌گیرد و در بخش بدهکاری و بستانکاری ثبت می‌شود. مجوزهای لازم برای ثبت این رویدادها باید در دفاتر قانونی اخذ شود. لذا هر اطلاعات مالی شرکت یا موسسه، نمی‌تواند منجر به صدور سند حسابداری مستند و مستدل شود.

ثبت اسناد حسابداری

مرحله چهارم، ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه است. از روی سند حسابداری، دفتر روزنامه که سندی پلمپ شده و از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت می‌شود و از اسناد قانونی هر شخص حقوقی است، تحریر می‌شود. دفتر روزنامه، دقیقا همانند سند حسابداری قابل استناد و دارای صلاحیت است.

توجه داشته باشید که ثبت اسناد مالی در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ اسناد با بدهکار و بستانکار کردن حساب‌هایی که می‌بایست به دفتر کل منتقل شود، انجام می‌گیرد.

ثبت رویدادهای مالی

مرحله پنجم در چرخه حسابداری، ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل است. بعد از ثبت اسناد مالی تایید شده در دفتر روزنامه، نوبت به دفتر کل می‌رسد. مانده هر حساب در دفتر کل که به‌صورت ریز هر حساب در آن گنجانده شده، منتقل می‌گردد. به زبان ساده‌تر، نقل کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل یا انتقال مبلغ مربوط به بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه به حساب‌های مربوطه در دفتر کل، در این مرحله انجام می‌گیرد.

این مرحله نیز باید براساس آیین‌نامه اجرای تنظیم دفاتر قانون مودیان مالیاتی صورت بگیرد.

انتقال اقلام

در مرحله ششم که پایان بخش اول چرخه در طول دوره مالی مودی مالیاتی است، نقل اقلام از اسناد مالی به دفاتر معین صورت می‌گیرد. در واقع، انتقال مبالغ بدهکاری و بستانکاری حساب‌های معین از اسناد حسابداری به حساب‌های مربوط در دفتر معین، در این بخش صورت می‌گیرد.

در این مرحله، همه حساب‌ها که جزییات و ریز اطلاعات دارند، مثل تراکنش‌های بانکی، بایستی به‌صورت جزء به جزء در دفتر معین ثبت شوند.

بخش دوم: فعالیت‌هایی که باید در پایان هر ماه انجام شود.

مرحله هفتم در چرخه حسابداری، مربوط به فعالیت‌هایی است که بایستی در پایان هر ماه صورت بگیرد و نباید به ماه بعدی منتقل شود.

مانده‌گیری از حساب دفتر کل

مانده گیری از حساب‌های دفتر کل، فعالیتی است که در چرخه حسابداری انجام شده و از وظایف حسابداران می‌باشد. در پایان هر ماه، بایستی حسابداران، ترازهای آزمایشی دفتر کل و معین را انجام داده و هدف از انجام این کار، بررسی تساوی گردش عملیات و مانده حساب‌های کل و معین و آزمون گردش عملیات حساب‌ها با جمع ستون بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه است که بایستی به درستی و با کمال دقت صورت بگیرد.

در واقع بعد از مانده‌گیری از اطلاعات‌های دفتر کل، بایستی در سرفصلی تحت عنوان تراز آزمایشی دو ستونی، همه حساب‌ها گنجانده شود.

بخش سوم چرخه حسابداری: اقداماتی که در پایان دوره مالی انجام می‌شود.

در بخش سوم چرخه حسابداری، عملیات مهم مالی که باعث بسته شدن حساب‌ها در سال مالی می‌شود، انجام می‌پذیرد. در پایان هر دوره مالی و پس از ایجاد تراز آزمایشی، نیاز به یک سری اصلاحات هست که بایستی در دفاتر مالی صورت بگیرد. اکثر این اصلاحات، مربوط به:

استهلاک دارایی‌های ثابت (fixed assets)
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
هزینه اجاره و بیمه پرسنل و حقوق و دستمزد پرداخت نشده

می‌باشد. بعد از انجام اصلاحات فوق الذکر، بایستی حسابداران محترم، تراز آزمایشی را طراحی کرده که همه اصلاحات اعمال شده نیز در آن درج شود. به این تراز آزمایشی، تراز آزمایشی اصلاح شده گفته می‌شود.

صورت سود و زیان

مرحله بعدی در چرخه حسابداری، صورت سود و زیان است. همه فعالیت‌های یک بنگاه اعم از خصوصی یا دولتی یا عمومی، از طریق صورت سود و زیان مشخص می‌شود. در هر واحد تولیدی یا خدماتی یا بازرگانی، صورت سود و زیان، متفاوت است.

صورت سرمایه

مرحله بعدی در چرخه حسابداری، صورت سرمایه است. در همه واحدهای بازرگانی و خدماتی و تولیدی، صورت سرمایه به یک صورت است. صورت سرمایه در پایان هر دوره مالی باید محاسبه و بررسی شود. هر افزایش سرمایه‌ای که در طول سال مالی انجام گرفته باشد، بایستی در محاسبه صورت سرمایه لحاظ شود. به‌خصوص در شرکت‌های سهامی عام که افزایش سرمایه از آورده نقدی یا مطالبات سهامداران یا تجدید ارزیابی دارایی‌ها انجام می‌شود.

تهیه ترازنامه

بحث بعدی در چرخه حسابداری، ترازنامه است. ترازنامه یا بیلان به ۲ صورت تهیه می‌شود. در ترازنامه T، دارایی در یک طرف و بدهی و سرمایه در طرف دیگر درج می‌شود. هر دو طرف، بایستی براساس استانداردهای حسابداری، برابر و تراز باشد. برای اطلاع از ترازنامه همه ۵۵۰ شرکت پذیرفته‌شده در بازار بورس و فرابورس به سامانه جامع ناشران (کدال) مراجعه کنید.

بستن حساب‌های موقت از دیگر مراحل در بخش سوم چرخه حسابداری است. هر شرکتی، دو نوع حساب دارد. یکی حساب دائم و دیگری حساب موقت. حساب موقت، در هر شرکت یا موسسه تولیدی و خدماتی و بازرگانی، متفاوت بوده و در پایان سال، معمولا به حساب خلاصه سود (زیان) بسته خواهد شد. نکته‌ای که باید به آن توجه کرد آن است که در همه واحدها، اقلام هزینه به‌عنوان حساب موقت می‌باشد.

تهیه تراز اختتامیه

مرحله بعدی در چرخه حسابداری، تراز اختتامیه است. پیش از بستن حساب‌های دائم، بایستی لیستی از آن در صورت حساب تحت عنوان ترازنامه اختتامیه تهیه شود.

در مرحله دیگر، بعد از بستن حساب‌های موقت، نوبت به بستن حساب‌های دائم می‌رسد. عمده حساب‌های دائمی شامل دارایی‌ها و بدهی‌ها و سرمایه‌ها می‌باشد. پیش از افتتاح حساب‌های دائم در سال مالی جدید، بایستی فهرستی از آن در صورتحسابی تحت نام تراز افتتاحیه تهیه شود.

در واقع در مرحله سوم چرخه حسابداری، بایستی ۶ اقدام انجام شود:

ثبت کلیه تعدیلات و انتقال رویدادهای مالی به حساب‌های کل و معین به منظور اصلاح حساب‌های کل و حساب‌های معین
تنظیم صورت سود و زیان بنگاه
بستن حساب‌های موقت یا همان بستن حساب‌های سود و زیان و تعیین نتیجه نهایی عملیات بنگاه
تنظیم صورت حساب سرمایه و ترازنامه بنگاه
تهیه و تنظیم ترازنامه آزمایشی اختتامی
بستن حساب‌های دائمی.

چند نکته مهم حسابداری

در تراز آزمایشی اختتامیه، صرفا دارایی و بدهی و حساب سرمایه موجود است.
در تراز آزمایشی اختتامیه، خبری از درآمدها و هزینه‌ها و برداشت‌ها نیست.
به دلیل آن که حساب‌های موقت بسته شده، مانده آن‌ها نیز صفر می شود.
در تراز آزمایشی اختتامیه، همان حساب‌هایی که در ترازنامه موجود است، به‌دست می‌آید.
در تراز آزمایشی، مانده بدهکار مربوط به هریک از حساب دفتر کل در ستون بدهکار و مانده بستانکار هر حساب دفتر کل در ستون بستانکار درج شود.
علت اصلاح و تعدیل حساب‌های دفتر کل، موضوع دوره مالی و اصل تطابق است که بایستی درآمد تحقق یافته و هزینه واقع شد در یک دوره مالی شناسایی و مقابله شود.
هر اقدامی که برای به‌روز کردن حساب در پایان دوره مالی براساس تعهد و رعایت اصل تطابق هزینه با درآمد صورت بگیرد، ثبت اطلاحی گفته می‌شود.
تراز آزمایشی دو ستونی، برمبنای اقلام بدهکار و بستانکار حساب دفتر کل نوشته می‌شود.
تراز آزمایشی چهار ستونی، علاوه‌بر مانده حساب، گردش بدهکار و بستانکار حساب‌های دفتر کل را ارائه می‌کند.

(تراز آزمایشی دو ستونی و چهار ستونی)

برابر جمع موارد بدهکار و بستانکار ستون گردش عملیات و مانده حساب‌ها در تراز آزمایشی، دلیلی بر عدم اشتباه در تهیه اسناد حسابداری و دفاتر قانونی نیست. چون بعضی از اشتباهات، تاثیری در برابر بودن ستون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی ندارد.
آنالیز غلط یک معامله یا ثبت نکردن یک رویداد مالی به‌صورت سهوی یا عمدی در دفاتر یا مشاهده ثبت‌های تکراری، از جمله مواردی است که در توزان ستون‌های تراز آزمایشی،‌ تاثیری نداشته و با تهیه این ترازنامه، کشف نخواهد شد.

مواردی که سبب عدم توازن تراز آزمایشی می‌شود

ثبت سند حسابداری به‌صورتی‌که ارقام بدهکاری با بستانکاری غیر برابر داشته باشد.
انتقال دادن یک طرف ثبت دفتر روزنامه به دفاتر کل
انتقال نادرست اطلاعات ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل بنگاه
روند غلط در مانده‌گیری هرکدام از حساب‌های مربوط به دفتر کل
روند غلط در محاسبه جمع ستون‌های تراز آزمایشی

اگر ستون‌های تراز آزمایشی، فاقد توازن باشد، موارد زیر را در نظر بگیرید:

محاسبه مجدد ستون‌های تراز آزمایشی در دستور کار قرار بگیرد.
مانده حساب‌ها به‌صورت درستی از دفتر کل به تراز آزمایشی انتقال یابد.
اطمینان از انتقال کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل با روش بررسی اقلام درج شده در حساب دفتر کل به روزنامه.

پنج رفتار مهم که باید در موعد قانونی انجام گردد

برخی موارد در حسابداری وجود دارد که باید در زمان و مهلت معینی که از طرف دولت و یا سازمان‌ها تعیین شده انجام شود. عدم انجام این امور باعث تعلق جریمه و یا عدم برخورداری از مزایا و معافیت‌های مقرر در قانون شود: